9 Mẹo viết email tiếng Anh hiệu quả cho người đi làm nhất định phải biết 

Bạn đang bối rối không biết viết email tiếng Anh như thế nào để thể hiện sự chuyên nghiệp nhất? Bạn cũng không biết sử dụng từ ngữ thế nào để gây ấn tượng với người nhận? Hãy áp dụng ngay những mẹo viết email tiếng Anh của NativeX hiệu quả cho người đi làm dưới đây.

1. Đảm bảo email Tiếng Anh đầy đủ phần mở đầu và kết thúc

Và cho dù với mục đích gì, điều bạn cần làm khi viết email tiếng Anh là thể hiện sự chuyên nghiệp. Bạn cần phải tuân thủ các quy định của một chiếc email hoàn chỉnh để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự. Hãy dùng từ “Dear” ở đầu tiên, sử dụng “Please” khi yêu cầu một hành động nào đó và kết thúc email bằng “Best regards” hoặc “Regards”. 

2. Hạn chế viết tắt trong email tiếng Anh

Đây là lỗi rất nhiều người mắc phải. Thay vì sử dụng các cụm như I’m, We’re, Don’t,… bạn cần phải viết rõ ra là I am, We are, Do not,… Cũng giống như các văn bản yêu cầu tính nghiêm túc trong Tiếng Việt, việc viết tắt là cực kỳ hạn chế. Tuy nhiên, cũng có một số cụm từ bạn có thể viết tắt như asap = as soon as possible, btw = by the way, enc = enclosure (đính kèm trong thư), iow = in other words, ps = postscript (tái bút).

3. Cẩn trọng trong việc sử dụng từ ngữ trong email Tiếng Anh

Đối với những email trong công việc, bạn tuyệt đối không được sử dụng những từ tiếng lóng vì có thể gây mất thiện cảm vì không chuyên nghiệp như wanna, kiss, mate,… Thế nhưng khó ở chỗ nhiều khi bạn lại không biết từ mình dùng là từ lóng để mà tránh. Do đó, hãy tìm hiểu kỹ những từ lóng trong tiếng Anh để không mắc phải sai lầm này nhé. Tốt nhất là khi viết cụm từ nào cũng kiểm tra ngữ nghĩa chính xác nhất có thể.

 

4. Dùng câu ngắn trong email Tiếng Anh

Mọi người thường đọc email rất nhanh, thậm chí là chỉ đọc lướt. Vì vậy, sử dụng những câu ngắn trong email khiến người nhận dễ nắm bắt thông tin hơn rất nhiều. Một trong những cách viết email bằng tiếng Anh tốt là hãy dùng các câu ngắn, tránh các câu dài có nhiều mệnh đề. 

Email cần sự rõ ràng, mạch lạc chứ không như những bài luận hay báo chí. Do đó, việc chỉ sử dụng câu văn ngắn gọn sẽ giúp cho bức thư của bạn trở nên thật dễ hiểu và truyền đạt thông tin theo đúng cách mà bạn mong muốn.

5. Trình bày rõ ràng, dễ đọc

Hãy giúp người nhận email tiết kiệm thời gian đọc email bằng cách trình bày rõ ràng, thoáng mắt nhất có thể. Nếu bạn chỉ bấm xuống dòng 1 lần sau khi kết thúc một đoạn văn, kết cục là cả bức thư sẽ trở thành một tràng chữ dính vào nhau rất không hợp mắt. Nó có thể khiến người nhận tắt luôn email đó đi vì không muốn đọc. Do đó hãy bấm “Enter” 2 lần mỗi khi viết xong một đoạn văn.

Hãy tưởng tượng email của bạn là một bãi biển chứa đầy từ ngữ, việc tô đậm như một cái neo để neo sự chú ý của người đọc vào. Nên nhớ tô đậm những từ ngữ quan trọng giúp người nhận dễ theo dõi và tập trung vào nội dung hơn.

6. Không sử dụng câu đa nghĩa trong email Tiếng Anh

Trong Tiếng Anh có rất nhiều từ nhiều nghĩa, do đó bạn cũng phải tránh để câu văn của bạn có 2 nghĩa, gây sự hiểu nhầm với đối tác và khách hàng. Nếu có thể, hãy thay thế tất cả những câu văn có 2 nghĩa bằng các từ ngữ có nghĩa tương đương nhưng rõ ràng, dễ hiểu hơn.

Để có thể hiểu hết ý nghĩa của một từ vựng, bạn nên học chúng một cách kỹ càng để có thể sử dụng đúng và hiệu quả nhất. Đối với dân văn phòng không có nhiều thời gian, bạn có thể cân nhắc việc học từ vựng qua phần mềm rất tiện lợi, tìm hiểu ngay tại đây.

7. Tránh mắc các lỗi chính tả khi viết email Tiếng Anh

Việc mắc lỗi chính tả trong email tiếng Anh sẽ cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp, thiếu sự tỉ mỉ trong cách làm việc. Ngoài ra, nhiều người còn cho rằng lỗi chính tả phản ánh sự thiếu học thức, học hành. Do đó khi viết xong email hãy nhớ luôn kiểm tra lỗi chính tả trước khi bấm gửi cho khách hàng hay đối tác.

8. Nhờ người kiểm tra lại email Tiếng Anh của bạn

Sẽ có lúc bạn mắc những lỗi trong email tiếng Anh hay sử dụng những câu từ không phù hợp mà chính bạn không nhận ra và các công cụ kiểm tra chính tả cũng không thể phát hiện. Lúc này, có một người giúp đỡ khi đó là rất cần thiết. Bạn có thể nhờ đồng nghiệp, nhờ những người giỏi tiếng Anh và tốt nhất là những người bản xứ để họ kiểm tra lại giúp bạn nhé. 

9. Đảm bảo sự hoàn hảo trước khi gửi email Tiếng Anh

Trước khi gửi đi, bạn luôn luôn phải đọc lại xem email có mắc lỗi ngữ pháp hay chính tả không, đã được diễn đạt một cách rõ ràng và đủ ý chưa, và cũng đừng quên kiểm tra file đính kèm nếu có. Rất nhiều người mắc phải việc gửi file đính kèm lỗi hay quên không gắn file, dẫn đến việc người nhận phải nhắn lại để xác nhận. Việc xảy ra bất cứ sai sót gì cũng khiến người nhận đánh giá bạn không chuyên nghiệp.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn nắm bắt những mẹo hiệu quả để viết được một email tiếng Anh chuyên nghiệp và được đánh giá cao. Bạn gặp khó khăn trong ghi nhớ từ vựng tiếng Anh để áp dụng viết email trong công việc? Hãy tìm hiểu phương pháp làm chủ Tiếng Anh chỉ cần luyện tập 30 phút mỗi ngày cùng NativeX tại đây.

Tác giả: NativeX