5 bước đơn giản để soạn thảo một email tiếng Anh chuyên nghiệp

Đối với người đi làm, kỹ năng viết email thực sự là vô cùng quan trọng và cần thiết. Một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu khi làm việc với khách hàng và đối tác. Vậy để soạn thảo một email chuyên nghiệp bao gồm những bước nào? Hãy cùng NativeX tham khảo ngay 5 bước soạn thảo email bằng tiếng Anh đơn giản, dễ dàng dưới đây.

1. Xác định dạng email bằng tiếng Anh cần viết

Đầu tiên, bạn cần biết rằng mục đích viết email của mình là gì? Viết email cho ai? Email này có tính chất trang trọng hay gần gũi? Dựa trên đó, bạn sẽ xác định được dạng email mình cần viết.

Trong công việc, người đi làm cần lưu ý một số dạng email thường gặp như cover letters (thư giới thiệu), letter of inquiry (thư hỏi hàng), letter of complaint (thư phàn nàn/khiếu nại), adjustment letters (thư hòa giải), order letters (thư đặt hàng). Một số loại email khác như email giới thiệu và chào bán sản phẩm; email giới thiệu nhân sự mới với công ty; email thông báo nhân sự nghỉ việc…

Ngoài ra, nếu bạn là người đi làm, có thể bạn đã hoặc sẽ cần viết những dạng email sau trong quá trình ứng tuyển và phỏng vấn: Email gửi cho nhà tuyển dụng, email đề nghị sự tiến cử công việc, email xác nhận lịch phỏng vấn, email từ chối phỏng vấn, email cảm ơn sau phỏng vấn, email đồng ý nhận việc.

Bạn cần xác định loại email tiếng Anh cần viết đầu tiên

2. Chuẩn bị nội dung email bằng tiếng Anh 

Sau khi đã xác định được loại email tiếng Anh cần viết, bước tiếp theo chính là bạn cần chuẩn bị và liệt kê ra những thông tin nên đưa vào trong nội dung chính của email. Thông tin này được lựa chọn dựa trên mục đích viết email và loại email đã xác định.

Sau khi đã chuẩn bị nội dung, bạn sẽ hình dung được bố cục mà mình cần viết trong phần thân email. Nên lưu ý cần chuẩn bị nội dung làm sao để email tiếng Anh trở nên logic và các ý sẽ được liên kết chặt chẽ.

Đừng quên đính kèm những tài liệu cần thiết (nếu có) sau mỗi email.

3. Xây dựng bố cục email bằng tiếng Anh 

Nếu bạn bắt tay vào viết email ngay lập tức, bạn có thể sẽ bỏ sót một số thông tin quan trọng. Để đảm bảo nội dung email được đầy đủ nhất, hãy hình dung và viết bố cục từng phần trước khi viết chi tiết email. Thông thường, một email tiếng Anh sẽ đi theo bố cục sau:

• Greeting: lời chào hỏi tới người nhận. 
• Opening comment: hỏi thăm về tình hình sức khỏe, công việc của người nhận.  
• Introduction: trình bày lý do viết email tới người nhận.
• Main point: đưa ra nội dung chính và thông tin cụ thể.
• Concluding sentence: lời chào kết thúc và bày tỏ mong muốn nhận được phản hồi từ người nhận.
• Signing off: ký tên người viết để kết thúc email.

4. Soạn thảo email bằng tiếng Anh

Sau khi đã xây dựng được cấu trúc của email, giờ là lúc bạn bắt tay vào soạn thảo nội dung chi tiết cho email đó. Khi soạn thảo email tiếng Anh, bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau:

Hãy sử dụng những mẫu câu và cấu trúc, từ ngữ văn phong phù hợp và thường gặp trong ngôn ngữ email. Tuyệt đối tránh những câu văn nói vì có thể sẽ không thể hiện sự lịch sự, chuyên nghiệp.

Không dùng những từ ngữ khó hiểu, dễ gây hiểu lầm. Bạn nên dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu nhất có thể. Hạn chế viết tắt trong email, tuy nhiên, có một số từ tiếng Anh viết tắt mà người đọc vẫn hiểu như asap = as soon as possible, btw = by the way, enc. = enclosure (đính kèm), iow = in other words,  ps = postscript (tái bút).

Trình bày trong email Tiếng Anh cũng quan trọng không kém. Sau mỗi đoạn nên cách dòng để bức thư sẽ không trở thành một cục chữ dính vào nhau rất không hợp mắt. Tô đậm những câu từ quan trọng để làm nổi bật và giúp người nhận dễ nhìn hơn, dễ nắm bắt ý chính hơn.

5. Kiểm tra và sửa lỗi email bằng tiếng Anh

Khi viết một email tiếng Anh, chính tả, ngữ pháp và dấu câu là điều vô cùng quan trọng cần kiểm tra kỹ lưỡng. Bạn có thể kiểm tra lại chính tả bằng một số công cụ online hoặc nhờ người giỏi tiếng Anh kiểm tra cuối cùng trước khi gửi đi. Bạn cũng nên đảm bảo chính xác tất cả từ từ vựng, ngữ pháp đến lối hành văn lịch sự, trang trọng.

Trong email tiếng Anh sử dụng với mục đích công việc, tất cả đều có một cấu trúc cố định, căn lề trái và cách dòng đơn. Nên dùng những phông chữ chuẩn mực trong soạn thảo văn bản. Hãy đảm bảo tất cả yếu tố trên để có được một email chỉn chu nhất

Với những chia sẻ trên đây về các bước viết email tiếng Anh, NativeX hy vọng bạn sẽ thành công khi tự mình soạn thảo một email trong công việc và cuộc sống để đạt được những thành công như ý. Bạn đang muốn nâng cao trình độ tiếng Anh trong công việc? Hãy tìm hiểu phương pháp chinh phục tiếng Anh chỉ trong thời gian ngắn cùng NativeX nhé!

Tác giả: NativeX