Giao tiếp tiếng Anh cho người đi làm – Bài 9: Tiếng anh khi gặp gỡ đối tác

Trong môi trường công sở, chúng ta không chỉ cần gặp gỡ đồng nghiệp mà còn phải thường xuyên gặp mặt và trao đổi với đối tác. Để cho cuộc gặp mặt có thể diễn ra thuận lợi và suôn sẻ, bạn cần phải trang bị cho mình một số mẫu câu giao tiếp tiếng Anh gặp gỡ đối tác cho người đi làm thông dụng được giới thiệu trong bài viết của NativeX dưới đây.

1. Cách mở đầu cuộc họp bằng tiếng Anh khi gặp gỡ đối tác cho người đi làm

Mở đầu một cuộc họp một cách thoải mái sẽ giảm bớt bầu không khí căng thẳng của buổi họp. Do vậy, khi chủ trì một buổi họp, bạn có thể giới thiệu một cách đơn giản như :

• “Good morning/afternoon”
  Dịch: Chào buổi sáng/ Chào buổi chiều
• “Let’s begin”
  Dịch: Chúng ta bắt đầu thôi
• “I’d like to welcome everyone”
  Dịch: Hoan nghênh toàn thể mọi người
• “Since everyone is here, let’s get started”
  Dịch: Vì mọi người đã có mặt đầy đủ, chúng ta sẽ bắt đầu ngay.
• “I’d like to thank everyone for coming today”
  Dịch: Tôi muốn gửi lời cảm ơn đến tất cả mọi người đã có mặt ngày hôm nay

Sau khi đã gửi lời chào, hãy giới thiệu về bạn.

• “I’m […]. I’ll keep this meeting brief as I know you’re all busy people”
  Dịch: Tôi là […]. Buổi họp sẽ diễn ra nhanh gọn do tôi biết quý vị đều là người bận rộn
• “I’m [your name] and I arranged this meeting because…”
  Dịch: Tôi là […] và tôi muốn tổ chức cuộc họp này là vì…

2. Để đối tác giới thiệu chính họ

Trong những buổi gặp mặt đầu tiên giữa hai bên, sự giới thiệu từng thành viên tham gia buổi họp là rất quan trọng nhằm giúp mọi người có thể nắm bắt được tên, chức vụ và nhiệm vụ mà họ đang nắm giữ trong dự án. Bạn có thể đề xuất mọi người giới thiệu bản thân như sau:

• “Let’s go around the table and introduce ourselves, [name] do you want to start?”
  Dịch: Chúng ta sẽ đi lần lượt theo vòng và giới thiệu về bản thân mình, […] bạn có muốn bắt đầu trước không?
• “Let’s introduce ourselves quickly – please state your name, job title and why you are attending this meeting”
  Dịch: Cùng giới thiệu về bản thân thật ngắn gọn – hãy giới thiệu tên của bạn, chức vụ và lý do mà bạn tham dự cuộc họp này.

3. Đưa ra mục tiêu của buổi gặp mặt

Để buổi gặp mặt diễn ra suôn sẻ và đi đúng hướng, bạn rất cần phải nêu rõ mục tiêu của buổi họp. Một số mẫu câu có thể sử dụng để nêu ra mục tiêu như:

• “I’ve called this meeting in order to”
  Dịch: Tôi tham dự cuộc họp này nhằm mục đích
• “We’re here today to discuss”
  Dịch: Chúng ta ở đây ngày hôm nay là để thảo luận về..
• “There are [number] items on the agenda. First…”
  Dịch: Có một số đầu mục trong kế hoạch của buổi họp. Đầu tiên là…
• “Today I would like to outline our plans for”
  Dịch: Hôm nay tôi muốn cùng thảo luận và vạch ra đầu mục kế hoạch về…

4. Chỉ ra những việc cần làm trước buổi gặp mặt tiếp theo

Để buổi gặp mặt có ý nghĩa và rút ra được kết quả, bạn cần phải đưa ra các hoạt động tiếp theo sau khi gặp mặt và có thể nêu ra mục đích của buổi gặp mặt tới.

• “[Name], can you have these action points finished by next week’s meeting?”
  Dịch: […], bạn có thể hoàn thành những công việc này trước buổi họp tuần sau không?
• “Before the next meeting, I want [action point] completed so we can discuss the results”
  Dịch: Trước buổi gặp mặt lần sau, tôi muốn các công việc này có thể hoàn thành để chúng ta thảo luận về kết quả của chúng

5. Cách ngắt lời một cách lịch sự

Vì rất nhiều lý do mà bạn cần phải ngắt lời người đang trình bày, chẳng hạn như có thắc mắc, yêu cầu nhắc lại, hoặc cảm thấy người nói đang hiểu nhầm một số vấn đề và bạn cần phải đính chính lại một cách rõ ràng. Một số mẫu câu có thể dùng trong trường hợp này như:

• “Sorry, but just to clarify”
  Dịch: Xin lỗi, nhưng tôi muốn xác nhận lại một chút
• “Sorry I didn’t quite hear that, can you say it again?”
  Dịch: Xin lỗi nhưng tôi chưa nghe rõ phần vừa rồi, anh có thể nhắc lại không?
• “That’s an excellent point [person’s name], what about doing [action point] as well?”
  Dịch: Đó là một ý rất tuyệt vời, vậy còn việc […] thì sao?
• “From our department’s perspective, it’s a little more complicated. Let me explain”
  Dịch: “Từ quan điểm của phòng ban chúng tôi, vấn đề này sẽ hơi phức tạp một chút. Tôi xin phép được giải thích
• “Excuse me for interrupting”
  Dịch: Xin lỗi cho tôi ngắt lời
• “I’ve never thought about it that way before. How does it affect [this point]”
  Dịch: Tôi chưa bao giờ nghĩ đến vấn đề này bằng cách thức đó trước đây. Nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến vấn đề […]

6. Cách đặt câu hỏi khi có thắc mắc

Khi trình bày, rất thường xuyên là bạn sẽ cảm thấy thắc mắc vì một vấn đề phức tạp hoặc đang được giải thích một cách khó hiểu. Do đó, bạn cần phải đưa ra câu hỏi đúng lúc, một số cách mà bạn có thể hỏi như:

• “I don’t fully understand what you mean. Could you explain it from a different angle?”
  Dịch: Tôi vẫn chưa hoàn toàn hiểu ý của bạn. Bạn có thể giải thích trên một góc độ khác được không?
• “Could you explain to me how that is going to work?”
  Dịch: Bạn có thể giải thích cho tôi cách nó sẽ hoạt động như thế nào được không?
• “Just to be clear, do you mean this [repeat the explained point in the way you understand it]”
  Dịch: Tôi chỉ muốn xác nhận rõ, có phải ý bạn là [giải thích lại vấn đề theo cách hiểu của bạn]

7. Mẫu hội thoại bằng tiếng Anh khi gặp gỡ đối tác và giới thiệu về bản thân

Dưới đây là một mẫu hội thoại giới thiệu về bạn và công ty trong một buổi gặp mặt đối tác điển hình mà bạn có thể áp dụng cho mình:

• Good morning, I would like to introduce those who attend this meeting from our side. This is Mr. Frank, he is the leader of the IT team, and he will discuss with you about the technical term. This is Mrs. Chang, she is taking charge of the Sale and Marketing team. And I am Ming – Mrs. Chang’s assistant, you can contact me anytime if you need any further details about this project and I will try my best to support you.
• Yes, thank you so much! I also want to introduce a little bit about ourselves. Here is Mrs. Joelyn, she is represented in the ASEAN area, and she will support you guys in Marketing and Sale in the field. My name is Zhuang, and I will help you to explain our product from a technical perspective.
• So, today our agenda has three parts, with part 1 is introducing briefly about the products, part 2 is about how we can marketing and sell it, then part 3 is our plan for you to meet our prospects.
• […]
• Thank you so much for attending this meeting. Next time, I will send you some information about our prospect, so you can have some sense about them to prepare the documents.

Dịch:

• • Xin chào, tôi muốn giới thiệu những người tham gia cuộc họp hôm nay từ phía chúng tôi. Đây là ông Frank, là trưởng nhóm công nghệ thông tin, ông ấy sẽ thảo luận thêm với bạn về các phương diện kỹ thuật. Đây là bà Chang, bà đang đảm nhiệm công việc về Bán hàng và Marketing. Và tôi là Ming – trợ lý bà Chang, bạn có thể liên lạc với tôi nếu bạn cần bất kỳ thông tin gì về dự án này và tôi sẽ cố gắng hết sức để giúp bạn.
  • Vâng, xin cảm ơn rất nhiều! Tôi cũng muốn giới thiệu một chút về phía chúng tôi. Đây là bà Joelyn, bà ấy đại diện cho công ty chúng tôi ở khu vực Đông Nam Á, và bà ấy cũng sẽ giúp đỡ các bạn trên phương diện Marketing và Sale. Tôi tên là Zhuang, và tôi sẽ giải thích giúp các bạn về phương diện kỹ thuật.
  • Vâng, cấu trúc buổi họp ngày hôm nay của chúng ta sẽ gồm 3 phần, với phần 1 là giới thiệu ngắn gọn về sản phẩm, phần 2 là cách mà chúng tôi có thể marketing và bán được hàng, và phần 3 là kế hoạch gặp mặt một số khách hàng tiềm năng.
  • […]
  • Rất cảm ơn mọi người vì đã tham dự cuộc họp này. Tôi sẽ gửi một số thông tin về khách hàng tiềm năng, từ đó bạn có thể chuẩn bị tài liệu kỹ càng hơn.

Mong rằng bài viết trên đây đã giúp bạn bổ sung thêm một số mẫu câu giao tiếp tiếng Anh khi gặp mặt đối tác thông dụng nhất. Ngoài ra, để có thể bổ sung thêm kiến thức tiếng Anh và kỹ năng giao tiếp của bản thân, đừng quên đồng hành cùng với NativeX và khám phá ra phương pháp học từ vựng nhanh chóng, hiệu quả ngay tại đây nhé!

Tác giả: NativeX