Hướng Dẫn Viết Email Mời Phỏng Vấn Tiếng Anh (Kèm 5+ Mẫu Chuẩn)

Email mời phỏng vấn là điểm chạm quan trọng đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên tiềm năng, thiết lập tông giọng cho toàn bộ quá trình tuyển dụng. Một email chuyên nghiệp, rõ ràng và chu đáo không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với ứng viên mà còn phản ánh văn hóa và thương hiệu của công ty, qua đó thu hút và giữ chân nhân tài hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách soạn một email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh chuẩn quốc tế, từ khâu chuẩn bị thông tin, viết tiêu đề, cho đến các mẫu email sẵn sàng sử dụng cho mọi tình huống.

Bước 1: Checklist 5 thông tin bằng tiếng Anh cần chuẩn bị

Việc chuẩn bị đầy đủ thông tin cốt lõi là bước nền tảng để đảm bảo email mời phỏng vấn vừa chuyên nghiệp vừa hiệu quả. Trước khi bắt đầu soạn thảo, hãy chắc chắn rằng bạn đã có sẵn 5 thông tin sau đây, bởi sự thiếu sót bất kỳ yếu tố nào cũng có thể gây nhầm lẫn cho ứng viên, dẫn đến chậm trễ và tạo ra một ấn tượng thiếu chu toàn về phía công ty.

Thông tin 1: Họ tên ứng viên (Full Name)

Ghi chính xác họ tên đầy đủ của ứng viên là yêu cầu tối thiểu thể hiện sự tôn trọng và cẩn thận. Sai sót trong tên gọi có thể tạo ấn tượng tiêu cực ngay từ đầu, cho thấy nhà tuyển dụng đã không dành đủ sự quan tâm đến hồ sơ của họ. Hãy luôn kiểm tra lại cách viết tên ứng viên từ CV hoặc đơn ứng tuyển để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

Thông tin 2: Vị trí ứng tuyển (Job Position)

Nêu rõ ràng và chính xác vị trí công việc mà ứng viên đã ứng tuyển, ví dụ như “Software Engineer,” “Marketing Manager,” hay “Data Analyst Intern”. Việc này giúp họ xác định ngay lập tức nội dung email, loại bỏ mọi sự mơ hồ và hỗ trợ họ chuẩn bị cho buổi phỏng vấn một cách phù hợp nhất, đặc biệt khi họ có thể đang ứng tuyển nhiều vị trí cùng lúc.

Thông tin 3: Người phỏng vấn (Interviewer)

Cung cấp tên và chức danh của người sẽ thực hiện phỏng vấn (ví dụ: “You will be meeting with Ms. Jane Doe, our Head of Marketing”) là một hành động chuyên nghiệp. Điều này cho phép ứng viên tìm hiểu trước về kinh nghiệm và vai trò của người phỏng vấn tại công ty, từ đó có sự chuẩn bị tốt hơn cho các câu hỏi và cuộc trao đổi.

Thông tin 4: Hình thức phỏng vấn (Interview Format)

Hình thức phỏng vấn cần được nêu rõ để ứng viên có sự chuẩn bị về mặt kỹ thuật và hậu cần. Sự khác biệt giữa các hình thức ảnh hưởng trực tiếp đến cách ứng viên chuẩn bị.

Thông tin 5: Các khung giờ trống (Available Time Slots)

Đề xuất từ 2-3 khung giờ cụ thể cho thấy sự linh hoạt và tôn trọng lịch trình của ứng viên. Điều này giúp quá trình sắp xếp diễn ra nhanh hơn so với việc hỏi một câu hỏi mở như “When are you free?”. Luôn đảm bảo cung cấp múi giờ (ví dụ: Indochina Time – ICT, GMT+7) để tránh nhầm lẫn, đặc biệt khi làm việc với ứng viên ở quốc gia khác.

Sau khi đã tập hợp đủ các thông tin thiết yếu này, bạn đã sẵn sàng để chuyển sang bước soạn thảo tiêu đề email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Bước 2: Viết tiêu đề tiếng Anh chuyên nghiệp (Subject Line)

Tiêu đề email (Subject Line) là yếu tố quyết định việc email của bạn có được mở hay không và mức độ ưu tiên của nó. Một tiêu đề rõ ràng, súc tích và chứa đủ thông tin sẽ giúp email nổi bật trong hộp thư đến của ứng viên, thể hiện sự chuyên nghiệp và thúc đẩy họ phản hồi nhanh chóng.

3 công thức Subject Line chuẩn quốc tế

Để đảm bảo tính hiệu quả, các nhà tuyển dụng toàn cầu thường áp dụng các công thức tiêu đề đã được kiểm chứng. Những cấu trúc này cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết một cách ngắn gọn.

1. Công thức 1: Lời mời + Vị trí + Tên công ty

   • Cấu trúc: Invitation to Interview: [Job Position] at [Company Name]
   • Ví dụ: Invitation to Interview: Senior Product Manager at InnovateTech

2. Công thức 2: Phỏng vấn + Tên công ty + Vị trí

   • Cấu trúc: Interview with [Company Name] for the [Job Position] Role
   • Ví dụ: Interview with InnovateTech for the Senior Product Manager Role

3. Công thức 3: Thông tin ứng viên + Mục đích + Vị trí

   • Cấu trúc: [Candidate’s Full Name] – Interview for the [Job Position]
   • Ví dụ: Nguyen Van A – Interview for the Senior Product Manager

Mẫu tiêu đề tiếng Anh cho từng vị trí

Tùy chỉnh tiêu đề theo từng cấp bậc và tính chất công việc cũng là một cách thể hiện sự chu đáo và phù hợp với đối tượng ứng viên.

• Vị trí thực tập sinh (Intern): Interview for Marketing Intern Position at [Company Name]
• Vị trí nhân viên (Junior/Entry-level): Invitation to Interview: Junior Software Engineer
• Vị trí cấp cao (Senior/Manager): Interview with [CEO’s Name] for Head of Sales Position
• Khi cần phản hồi nhanh (Urgent): URGENT: Interview Invitation for [Job Position]

Những lỗi cần tránh khi đặt tiêu đề

Một tiêu đề thiếu chuyên nghiệp có thể khiến email của bạn bị bỏ qua hoặc thậm chí bị đánh dấu là spam, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh thương hiệu tuyển dụng.

• Quá mơ hồ: “Interview” hoặc “Hello” không cung cấp đủ thông tin.
• Dùng chữ in hoa toàn bộ (ALL CAPS): “INTERVIEW INVITATION” trông như đang la hét và thiếu chuyên nghiệp.
• Lỗi chính tả, ngữ pháp: “Invation for Intervew” tạo ấn tượng về sự cẩu thả.
• Thiếu thông tin quan trọng: Không đề cập đến vị trí công việc hoặc tên công ty.

Nên dùng “Invitation to Interview” hay “Interview Invitation”?

Cả hai cụm từ “Invitation to Interview” và “Interview Invitation” đều đúng về ngữ pháp và được chấp nhận rộng rãi, nhưng “Invitation to Interview” thường được ưa chuộng hơn. Cụm từ này mang tính chủ động và trang trọng hơn, trực tiếp mời ứng viên tham gia hành động phỏng vấn. “Interview Invitation” là một cụm danh từ, có phần ngắn gọn hơn và phù hợp với môi trường làm việc có nhịp độ nhanh.

Việc đầu tư thời gian để viết một tiêu đề chuẩn xác sẽ đảm bảo email của bạn được chú ý và xử lý kịp thời, mở đầu cho một quá trình tương tác hiệu quả.

Bước 3: Cách viết lời mở đầu và giới thiệu bằng tiếng Anh

Phần mở đầu của email tạo ra ấn tượng ban đầu và thiết lập giọng văn cho toàn bộ cuộc trao đổi. Một lời chào phù hợp, giới thiệu rõ ràng và nêu thẳng mục đích sẽ giúp ứng viên nhanh chóng nắm bắt thông tin và cảm thấy được tôn trọng, từ đó xây dựng một mối quan hệ tích cực ngay từ đầu.

Mẫu câu chào hỏi (Salutation) trang trọng và thân thiện

Lựa chọn lời chào phụ thuộc vào văn hóa công ty và mức độ trang trọng của vị trí tuyển dụng.

Lưu ý: Luôn sử dụng “Ms.” cho ứng viên nữ trừ khi bạn biết chắc họ muốn được gọi là “Mrs.” hoặc “Miss”.

Giới thiệu bản thân và công ty

Ngay sau lời chào, hãy giới thiệu ngắn gọn bạn là ai và vai trò của bạn trong quy trình tuyển dụng. Điều này giúp tạo sự kết nối và cung cấp một đầu mối liên hệ rõ ràng cho ứng viên.

• Mẫu câu: My name is [Your Name], and I am a Recruiter at [Company Name]. hoặc I am the Hiring Manager for the [Department Name] at [Company Name].

Thông báo mục đích email rõ ràng

Đi thẳng vào vấn đề để tiết kiệm thời gian cho ứng viên. Nêu rõ rằng email này là để mời họ tham gia phỏng vấn cho vị trí họ đã ứng tuyển, đồng thời thể hiện sự đánh giá cao đối với hồ sơ của họ.

• Mẫu câu: I am writing to you regarding your application for the [Job Position] position. hoặc Thank you for your interest in the [Job Position] role at [Company Name]. We were impressed with your background and would like to invite you for an interview.

Tổng hợp mẫu câu mở đầu tiếng Anh hiệu quả

Kết hợp các yếu tố trên, bạn sẽ có một đoạn mở đầu hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, tạo được ấn tượng tốt đẹp với ứng viên.

• Mẫu 1 (Trang trọng):

  Dear Ms. Tran,

  My name is John Smith, and I am the Head of Human Resources at ABC Corporation. Thank you for your application for the Senior Financial Analyst position. We have reviewed your application and would like to invite you to the next stage of our recruitment process.

• Mẫu 2 (Thân thiện):
  > Hi Minh,
  >
  > I'm Linh from the recruitment team at XYZ Tech. We received your application for the Frontend Developer role and were very impressed with your portfolio. We'd love to schedule a brief call to discuss your experience further.

Sau khi đã có một phần mở đầu ấn tượng, bước tiếp theo là cung cấp các thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn một cách hệ thống và dễ hiểu.

Bước 4: Cung cấp chi tiết phỏng vấn bằng tiếng Anh rõ ràng

Đây là phần cốt lõi của email, nơi bạn phải cung cấp tất cả thông tin cần thiết để ứng viên có thể tham gia buổi phỏng vấn một cách suôn sẻ. Sự rõ ràng và đầy đủ ở bước này thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng và giúp tránh những sai sót hậu cần không đáng có.

Trình bày thời gian và địa điểm

Thông tin về thời gian và địa điểm phải tuyệt đối chính xác để đảm bảo ứng viên có mặt đúng giờ và đúng nơi.

• Thời gian (Time): Luôn ghi rõ ngày, tháng, giờ và múi giờ (time zone). Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cuộc phỏng vấn online với ứng viên ở các địa điểm khác nhau. Ví dụ: The interview is scheduled for **Tuesday, October 28th, 2025, at 2:00 PM (Indochina Time, GMT+7)**.
• Địa điểm (Location):
  • Phỏng vấn trực tiếp (On-site): Cung cấp địa chỉ đầy đủ và cân nhắc đính kèm một liên kết Google Maps. Ví dụ: “Please ask for Ms. Lan at the reception on the 10th floor”.
  • Phỏng vấn online (Online): Cung cấp đường link trực tiếp đến phòng họp ảo.

Lưu ý về thuật ngữ khi phỏng vấn online (Link, Platform)

Sử dụng thuật ngữ chính xác và cung cấp hướng dẫn rõ ràng để tránh các vấn đề kỹ thuật có thể xảy ra.

• Nền tảng (Platform): Nêu rõ ứng dụng sẽ được sử dụng: Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Skype.
• Đường dẫn (Link): Cung cấp một siêu liên kết (hyperlink) rõ ràng và dễ truy cập. Ví dụ: Please join the meeting via this **Google Meet link**: [Insert Link Here].
• Hướng dẫn thêm: We recommend joining the call 5 minutes early to test your audio and video connection. (Chúng tôi đề nghị bạn tham gia cuộc gọi sớm 5 phút để kiểm tra kết nối âm thanh và video.)

Giới thiệu người tham gia phỏng vấn

Cho ứng viên biết họ sẽ gặp ai giúp họ chuẩn bị tốt hơn về nội dung trao đổi và giảm bớt căng thẳng.

• Mẫu câu: You will be meeting with [Interviewer's Name], our [Interviewer's Job Title]. hoặc The interview will be conducted by Ms. Jane Doe (Head of Marketing) and Mr. John Smith (Lead Product Designer).

Yêu cầu ứng viên cần chuẩn bị gì?

Nếu có bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào cho buổi phỏng vấn, hãy nêu rõ để ứng viên có đủ thời gian chuẩn bị.

• Tài liệu (Documents): Please bring a copy of your CV and portfolio.
• Giấy tờ tùy thân (ID): You will need to present your ID card at the reception for a visitor's pass.
• Bài thuyết trình (Presentation): Please prepare a short 5-minute presentation on [Topic].
• Kiểm tra kỹ năng (Skill Test): The interview will include a 30-minute live coding challenge.

Với các chi tiết đã được trình bày mạch lạc, phần tiếp theo của email sẽ tập trung vào việc kêu gọi ứng viên hành động để xác nhận lịch trình.

Bước 5: Tạo lời kêu gọi hành động (CTA) và kết thúc email

Sau khi cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết, phần cuối của email cần hướng dẫn ứng viên thực hiện các bước tiếp theo một cách rõ ràng. Một lời kêu gọi hành động (Call to Action – CTA) hiệu quả và một lời kết chuyên nghiệp sẽ hoàn thiện email và thúc đẩy quá trình tuyển dụng tiến triển.

CTA yêu cầu ứng viên làm gì?

CTA phải ngắn gọn và trực tiếp, cho ứng viên biết chính xác họ cần làm gì để xác nhận sự tham gia và thống nhất về thời gian.

• Mẫu CTA trực tiếp: Please reply to this email to confirm your availability for this time slot. (Vui lòng trả lời email này để xác nhận bạn có thể tham gia vào khung thời gian này.) hoặc Could you please let me know if this time works for you? (Bạn có thể cho tôi biết thời gian này có phù hợp với bạn không?)

Cách đưa ra các lựa chọn thời gian

Để thể hiện sự linh hoạt và tăng khả năng ứng viên có thể tham gia, hãy đề xuất một vài lựa chọn thời gian khác nhau.

• Mẫu câu đề xuất lựa chọn:
  > Please let me know which of the following time slots works best for you:
  > * Wednesday, October 29th, at 10:00 AM (GMT+7)
  > * Wednesday, October 29th, at 3:00 PM (GMT+7)
  > * Thursday, October 30th, at 11:00 AM (GMT+7)
  >
  > If none of these times are suitable, please suggest a few alternative times that work for you.

Thời hạn phản hồi (Deadline) là bao lâu?

Đặt ra một thời hạn phản hồi hợp lý, thường là từ 24 đến 48 giờ, giúp bạn quản lý lịch trình phỏng vấn một cách hiệu quả.

• Mẫu câu đặt thời hạn: We would appreciate it if you could confirm your attendance by the end of tomorrow, [Date]. (Chúng tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể xác nhận tham gia trước cuối ngày mai, [Ngày].)

Các mẫu câu kết (Closing) chuyên nghiệp trong tiếng Anh

Lời kết cần giữ được sự trang trọng, tích cực và phù hợp với lời chào đã sử dụng ở đầu email.

Sau lời kết, một chữ ký email đầy đủ thông tin sẽ là mảnh ghép cuối cùng để tạo nên một email hoàn hảo.

Bước 6: Tạo chữ ký email tuyển dụng chuẩn quốc tế

Chữ ký email không chỉ là thông tin liên hệ mà còn là một phần của thương hiệu cá nhân và thương hiệu công ty. Một chữ ký chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin sẽ tạo sự tin tưởng và giúp ứng viên dễ dàng liên lạc khi cần thiết, đồng thời thể hiện sự chỉn chu của nhà tuyển dụng.

Chữ ký email cần có thông tin gì?

Một chữ ký email tuyển dụng chuẩn quốc tế thường bao gồm các thành phần sau đây để đảm bảo tính đầy đủ và chuyên nghiệp:

1. Họ và tên đầy đủ (Your Full Name)
2. Chức danh (Your Job Title): Ví dụ: Talent Acquisition Specialist, HR Manager.
3. Tên công ty (Company Name)
4. Số điện thoại liên hệ (Phone Number): Bao gồm mã quốc gia nếu làm việc với ứng viên quốc tế.
5. Website công ty (Company Website)
6. Logo công ty (Company Logo): Tùy chọn nhưng giúp tăng tính nhận diện thương hiệu.

Có nên chèn link LinkedIn cá nhân không?

Có, bạn nên chèn link LinkedIn cá nhân vào chữ ký email. Việc này mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm tăng tính minh bạch, cho phép ứng viên tìm hiểu về nền tảng chuyên môn của bạn, và thể hiện bạn là một nhà tuyển dụng tích cực, kết nối trong ngành. Hãy đảm bảo rằng hồ sơ LinkedIn của bạn được cập nhật và chuyên nghiệp trước khi đính kèm.

Ví dụ chữ ký email chuyên nghiệp

Dưới đây là một mẫu chữ ký đầy đủ và chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo và tùy chỉnh:

Linh Tran
Talent Acquisition Specialist

InnovateTech Vietnam
Mobile: (+84) 901 234 567
Website: www.innovate-tech.vn
Address: 123 Nguyen Hue Street, District 1, Ho Chi Minh City

Hoàn thiện chữ ký email là bước cuối cùng trong việc soạn thảo. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng, việc nhận biết và tránh các sai lầm phổ biến là vô cùng quan trọng.

7 sai lầm thường gặp khi viết email phỏng vấn tiếng Anh

Ngay cả những nhà tuyển dụng kinh nghiệm cũng có thể mắc phải những lỗi nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến hình ảnh chuyên nghiệp của công ty. Nhận diện và tránh những sai lầm này sẽ giúp bạn đảm bảo mọi email gửi đi đều đạt tiêu chuẩn cao nhất.

Sai lầm 1: Dùng sai “Mr./Ms./Mrs.” hoặc tên ứng viên

Đây là sai lầm nghiêm trọng nhất vì nó thể hiện sự thiếu tôn trọng và cẩu thả. Luôn kiểm tra kỹ tên từ CV và mặc định dùng “Ms.” cho phụ nữ nếu không rõ tình trạng hôn nhân để tránh gây ấn tượng xấu ngay từ đầu.

Sai lầm 2: Lỗi ngữ pháp và chính tả cơ bản (Prepositions, Tenses)

Email có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp (“on Tuesday” thay vì “at Tuesday”, “we was impressed” thay vì “we were impressed”) sẽ làm giảm uy tín của nhà tuyển dụng. Hãy sử dụng các công cụ kiểm tra ngữ pháp như Grammarly trước khi gửi.

Sai lầm 3: Giọng văn quá cứng nhắc hoặc suồng sã (Tone of Voice)

Một giọng văn quá trang trọng có thể khiến công ty có vẻ xa cách, trong khi giọng văn quá suồng sã có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp. Cần tìm sự cân bằng, duy trì một giọng điệu thân thiện nhưng vẫn tôn trọng, phù hợp với văn hóa công ty.

Sai lầm 4: Thông tin phỏng vấn thiếu sót

Quên đề cập đến múi giờ, không cung cấp địa chỉ chính xác, hoặc không nói rõ ai sẽ là người phỏng vấn là những thiếu sót phổ biến. Điều này gây khó khăn cho ứng viên và làm chậm trễ quy trình.

Sai lầm 5: Không cung cấp lựa chọn thời gian

Chỉ đưa ra một khung thời gian duy nhất có thể bị coi là thiếu linh hoạt. Việc đưa ra 2-3 lựa chọn cho thấy bạn tôn trọng lịch trình của ứng viên.

Sai lầm 6: Thiếu thông tin liên hệ rõ ràng

Nếu ứng viên gặp sự cố vào phút chót, họ cần biết cách liên hệ với bạn ngay lập tức. Việc không để lại số điện thoại hoặc tên người liên hệ trong chữ ký có thể gây ra những tình huống khó xử.

Sai lầm 7: Không kiểm tra lại email trước khi gửi

Đây là bước đơn giản nhưng thường bị bỏ qua. Hãy đọc lại toàn bộ email một lần cuối để kiểm tra lỗi chính tả, đảm bảo các đường link hoạt động và tất cả thông tin đều chính xác.

Sau khi đã nắm vững cách tránh các lỗi sai, bạn có thể áp dụng thêm các mẹo nâng cao để tối ưu hóa hiệu quả của email.

5 tips nâng cao hiệu quả email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Để email của bạn không chỉ chuyên nghiệp mà còn tạo được ấn tượng mạnh mẽ và tối ưu hóa quy trình, hãy áp dụng những kỹ thuật nâng cao sau đây. Những điều chỉnh nhỏ này có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong trải nghiệm của ứng viên.

Tip 1: Cá nhân hóa email bằng cách đề cập kinh nghiệm ứng viên

Thay vì một email mẫu chung chung, hãy thêm một câu cụ thể đề cập đến một điểm bạn thực sự ấn tượng trong hồ sơ của họ. Điều này cho thấy bạn đã thực sự đọc và đánh giá cao kinh nghiệm của ứng viên, khiến họ cảm thấy được trân trọng.

• Ví dụ: We were particularly impressed with your experience in leading the "Project X" campaign mentioned in your CV. We'd love to hear more about it.

Tip 2: Sử dụng từ vựng tích cực để tạo ấn tượng tốt (Positive Language)

Ngôn ngữ bạn sử dụng có thể ảnh hưởng đến cảm nhận của ứng viên về công ty. Sử dụng các từ ngữ tích cực như “excited to receive,” “delighted to invite” sẽ tạo ra một không khí chào đón và chuyên nghiệp.

• Hãy dùng: We were very excited to receive your application. thay vì Your application is being considered.

Tip 3: Tích hợp công cụ hẹn lịch tự động (Calendly, Google Calendar)

Để loại bỏ các email qua lại chỉ để sắp xếp thời gian, hãy sử dụng các công cụ lên lịch tự động. Bạn chỉ cần gửi một đường link, và ứng viên có thể tự chọn khung giờ còn trống trong lịch của bạn.

• Mẫu câu: To make scheduling easier, please pick a time slot that works for you via my Calendly link here: [Link]

Tip 4: Kiểm tra email trên nhiều thiết bị

Ứng viên có thể đọc email của bạn trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng. Hãy đảm bảo email của bạn hiển thị tốt trên mọi kích thước màn hình bằng cách giữ định dạng đơn giản và tránh hình ảnh quá lớn.

Tip 5: Theo dõi tỷ lệ mở và phản hồi

Sử dụng các công cụ hoặc plugin theo dõi để biết khi nào ứng viên đã mở email của bạn. Nếu bạn không nhận được phản hồi sau vài ngày, dữ liệu này cho bạn biết liệu có nên gửi một email theo dõi (follow-up) hay không.

Áp dụng những mẹo này sẽ giúp bạn không chỉ giao tiếp hiệu quả mà còn xây dựng mối quan hệ tích cực với ứng viên ngay từ những bước đầu tiên.

5+ Mẫu email mời phỏng vấn tiếng Anh chuẩn cho mọi tình huống

Dưới đây là các mẫu email được soạn sẵn, tuân thủ các nguyên tắc chuyên nghiệp và có thể tùy chỉnh cho các tình huống tuyển dụng khác nhau. Bạn có thể sao chép, chỉnh sửa thông tin chi tiết và sử dụng ngay.

Mẫu 1: Email mời phỏng vấn vòng 1 (Online)

Subject: Invitation to Interview: [Job Position] at [Company Name]

Body:

Dear [Candidate’s Name],

Thank you for your interest in the [Job Position] role at [Company Name]. We were impressed with your background and would like to invite you for a virtual interview to discuss your experience and the position in more detail.

The interview will be conducted via Google Meet and is scheduled to last approximately 30-45 minutes. You will be meeting with [Interviewer’s Name], our [Interviewer’s Job Title].

Please let me know which of the following time slots works best for you:

• [Date 1], Time 1
• [Date 2], Time 2
• [Date 3], Time 3

Once you confirm a time, I will send you a calendar invitation with the Google Meet link.

If none of these times are suitable, please let me know your availability for the rest of the week.

We look forward to speaking with you.

Best regards,

Mẫu 2: Email mời phỏng vấn vòng 2 (Trực tiếp)

Subject: Follow-up Interview for [Job Position] at [Company Name]

Body:

Hi [Candidate’s Name],

Following our initial conversation, the team was very impressed and we would like to invite you for a second, in-person interview at our office.

This interview will be with Interviewer 1’s Name and Interviewer 2’s Name. Please plan for approximately 60-90 minutes.

Our office is located at: [Full Office Address]. When you arrive, please ask for me at the reception on the [Floor Number].

Could you please let us know if you are available on [Date] at Time?

Please confirm your attendance by [Confirmation Deadline].

We are excited about the possibility of you joining our team.

Kind regards,

Mẫu 3: Email mời ứng viên được giới thiệu (Referral)

Subject: Interview at [Company Name] – Referral from [Referrer’s Name]

Body:

Dear [Candidate’s Name],

I hope this email finds you well.

My colleague, [Referrer’s Name], recommended you as a strong candidate for the [Job Position] opening we currently have at [Company Name]. I have reviewed your profile and I am very interested in your experience with [Mention a specific skill or experience].

I would love to schedule a brief introductory call to discuss this opportunity further. Are you available for a 30-minute chat next week? You can book a time directly on my calendar here: [Calendly Link] or let me know what time works best for you.

Thank you, and I look forward to connecting with you.

Sincerely,

Mẫu 4: Email mời phỏng vấn vị trí cấp cao (Senior/Manager)

Subject: Invitation: Discussing the [Senior Job Title, e.g., Head of Engineering] opportunity at [Company Name]

Body:

Dear [Candidate’s Name],

My name is [Your Name], and I am the [Your Title, e.g., CEO/Director] at [Company Name].

Your impressive track record in [Mention their field] has come to our attention, and we believe your expertise aligns perfectly with our strategic direction. We would be delighted to invite you for a confidential discussion about the [Senior Job Title] role.

This initial conversation will be with me and will focus on our company’s vision and how your leadership could contribute. Please let me know your availability for a 45-minute call next week.

I am very much looking forward to our conversation.

Yours sincerely,

Mẫu 5: Email mời phỏng vấn nhóm (Group Interview)

Subject: Invitation to a Group Interview for the [Job Position] Role at [Company Name]

Body:

Hello [Candidate’s Name],

Thank you for your application for the [Job Position] role. As a next step in our process, we would like to invite you to a group interview.

This session is designed to be an interactive way for us to learn more about you and for you to learn more about our company culture.

Date: [Date] Time: Time
Location: [Address or Online Platform Link] Duration: Approximately 2 hours

Please reply to this email by [Confirmation Deadline] to confirm your participation.

We look forward to meeting you.

Best regards,

Mẫu 6: Email xác nhận lại lịch phỏng vấn

Subject: Confirmation: Your Interview with [Company Name] on [Date]

Body:

Hi [Candidate’s Name],

This is a friendly reminder to confirm your interview for the [Job Position] role with us.

Date & Time: [Date], Time
Location/Link: [Address or Video Call Link] Interviewer(s): [Interviewer(s) Name(s) and Title(s)]

If you have any last-minute questions, feel free to reach out.

We are looking forward to our conversation.

All the best,

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Phần này trả lời một số câu hỏi phổ biến mà các nhà tuyển dụng thường gặp khi gửi email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh.

Gửi email mời phỏng vấn ngoài giờ làm việc có nên không?

Không nên, trừ trường hợp đặc biệt. Gửi email ngoài giờ hành chính có thể tạo ấn tượng rằng công ty không tôn trọng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Tốt nhất, hãy soạn email và sử dụng tính năng “Lên lịch gửi” (Schedule Send) để email được gửi đi vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo.

Gửi email tiếng Anh xong có cần gọi điện xác nhận không?

Thông thường là không cần thiết. Hãy cho ứng viên thời gian (24-48 giờ) để phản hồi email. Bạn chỉ nên gọi điện nếu vị trí cần tuyển gấp, ứng viên không phản hồi sau thời hạn, hoặc có thay đổi khẩn cấp về lịch phỏng vấn.

Có nên dùng tên riêng của ứng viên trong lời chào?

Có, việc này được khuyến khích trong nhiều ngành, nhưng cần xem xét văn hóa công ty.

Kết luận: Chọn “Hi [First Name],” nếu công ty bạn có văn hóa hiện đại và thân thiện. Chọn “Dear Mr./Ms. [Last Name],” nếu bạn muốn đảm bảo sự trang trọng tuyệt đối.

Nên gửi email mời phỏng vấn sau bao lâu nhận CV?

Thời gian lý tưởng là trong vòng 1 đến 5 ngày làm việc. Việc phản hồi nhanh cho thấy quy trình tuyển dụng của bạn hiệu quả và bạn thực sự quan tâm đến ứng viên. Nếu quá 2 tuần, ứng viên có thể đã nhận lời mời từ công ty khác.

“Next steps” trong email tiếng Anh gồm những gì?

“Next steps” (các bước tiếp theo) trong email tuyển dụng là một bản tóm tắt ngắn gọn về quy trình sau buổi phỏng vấn. Nó thường bao gồm các vòng phỏng vấn tiếp theo, bài kiểm tra kỹ năng (nếu có), phỏng vấn với quản lý cấp cao, và cuối cùng là vòng offer. Việc nêu rõ “next steps” giúp quản lý kỳ vọng của ứng viên.

Email phỏng vấn tiếng Anh nên dài bao nhiêu?

Lý tưởng nhất là từ 150 đến 250 từ. Một email súc tích, đi thẳng vào vấn đề và được định dạng rõ ràng (sử dụng gạch đầu dòng, in đậm) sẽ dễ đọc hơn, đặc biệt trên thiết bị di động.

Tìm template email phỏng vấn chuyên nghiệp ở đâu?

Bạn có thể tìm các mẫu email chất lượng cao từ các nguồn uy tín sau:

1. Blog của các công ty tuyển dụng: Workable, Greenhouse, Lever.
2. Các trang web về nhân sự: The Muse, HubSpot, Society for Human Resource Management (SHRM).
3. Trung tâm hướng nghiệp của các trường đại học.

Topica Native: Nâng tầm kỹ năng Anh ngữ cho nhà tuyển dụng

Việc viết email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp chỉ là một phần trong yêu cầu giao tiếp toàn cầu của nhà tuyển dụng hiện đại. Để thực sự thu hút và đánh giá đúng nhân tài quốc tế, kỹ năng Anh ngữ thành thạo trong mọi tình huống—từ phỏng vấn trực tiếp đến đàm phán hợp đồng—là yếu tố không thể thiếu.

Topica Native cung cấp giải pháp học tiếng Anh trực tuyến được thiết kế riêng cho người đi làm bận rộn, tập trung vào kỹ năng giao tiếp thực tiễn. Với đội ngũ 100% giáo viên bản ngữ và lịch học linh hoạt, chúng tôi giúp các chuyên gia nhân sự tự tin làm chủ tiếng Anh trong môi trường chuyên nghiệp. Hãy khám phá ngay để nâng tầm kỹ năng tuyển dụng và mở ra cơ hội thu hút nhân tài toàn cầu.