Bí quyết viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Việc từ chối một lời mời phỏng vấn là một phần tất yếu trong quá trình tìm kiếm việc làm, đòi hỏi sự khéo léo để phản ánh tính chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng. Một email từ chối được soạn thảo cẩn thận không chỉ giúp bạn giữ được hình ảnh tốt đẹp mà còn mở ra các cơ hội tiềm năng với công ty trong tương lai. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết qua 5 bước, kèm theo các mẫu câu chuẩn và lời khuyên từ chuyên gia, giúp bạn tự tin xử lý tình huống này một cách chuyên nghiệp và tinh tế nhất.

Bước 1: Xây dựng tiêu đề email (Subject) ngắn gọn, rõ ràng

Tiêu đề email (Subject) là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy, do đó nó cần được viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và đầy đủ thông tin để họ nhận diện mục đích của email ngay lập tức. Một tiêu đề hiệu quả giúp thư của bạn không bị thất lạc, thể hiện sự tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng và cho phép họ nhanh chóng cập nhật trạng thái ứng tuyển của bạn.

3 yếu tố cần có trong tiêu đề

Một tiêu đề email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp cần bao gồm ba thành phần cốt lõi để đảm bảo nhà tuyển dụng dễ dàng xử lý thông tin.

1. Mục đích của email: Nêu rõ hành động của bạn bằng các cụm từ trực tiếp như “Declining Interview Invitation” (Từ chối lời mời phỏng vấn) hoặc “Withdrawal of Candidacy” (Rút lui khỏi vị trí ứng tuyển).
2. Tên vị trí ứng tuyển: Ghi rõ tên vị trí công việc, ví dụ “Marketing Manager Position”, để giúp nhà tuyển dụng xác định ngay lập tức email liên quan đến quy trình tuyển dụng nào.
3. Tên đầy đủ của bạn: Bao gồm họ tên đầy đủ để nhà tuyển dụng biết chính xác ứng viên nào đang phản hồi.

3 mẫu tiêu đề email chuẩn mực

Dưới đây là ba mẫu tiêu đề bạn có thể tùy chỉnh và sử dụng cho các tình huống khác nhau, từ trực tiếp đến trang trọng.

Mẫu 1: Tiêu đề ngắn gọn và trực tiếp

Mẫu tiêu đề này đi thẳng vào vấn đề, phù hợp khi bạn muốn thông báo một cách nhanh chóng và minh bạch.

• Subject: Interview Declination – [Your Name] – [Job Title]
• Ví dụ: Subject: Interview Declination – Nguyen Van A – Senior Accountant

Mẫu 2: Tiêu đề lịch sự và trang trọng

Mẫu này có sắc thái trang trọng hơn, thể hiện sự tôn trọng đối với lời mời từ nhà tuyển dụng.

• Subject: Regarding the Interview for [Job Title] – [Your Name]
• Ví dụ: Subject: Regarding the Interview for Marketing Manager – Tran Thi B

Mẫu 3: Tiêu đề cảm ơn và từ chối

Mẫu này kết hợp lời cảm ơn, thể hiện sự trân trọng trước khi thông báo quyết định rút lui.

• Subject: Thank You & Withdrawal of Candidacy for [Job Title]
• Ví dụ: Subject: Thank You & Withdrawal of Candidacy for Business Analyst

Với một tiêu đề được xây dựng cẩn thận, bạn đã tạo được ấn tượng chuyên nghiệp đầu tiên trước khi nhà tuyển dụng đọc nội dung chính. Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu cách mở đầu email một cách trang trọng.

Bước 2: Mở đầu email một cách trang trọng và chuyên nghiệp

Lời chào đầu email quyết định giọng văn và mức độ trang trọng của toàn bộ nội dung. Một lời chào chuyên nghiệp và đúng mực sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng và công ty, ngay cả khi bạn đang từ chối cơ hội mà họ mang lại.

Cách dùng “Dear”, “Hi” và tên người nhận

Trong bối cảnh giao tiếp chuyên nghiệp như tuyển dụng, việc lựa chọn lời chào phù hợp là rất quan trọng.

• “Dear Mr./Ms./Mx. [Last Name]”: Đây là lựa chọn an toàn và chuyên nghiệp nhất. Ví dụ: “Dear Ms. Thompson”. Việc sử dụng họ (Last Name) thể hiện sự trang trọng. Bạn cần kiểm tra kỹ giới tính và cách viết tên của người nhận để tránh sai sót.
• “Hi [First Name]”: Lời chào này chỉ nên được sử dụng nếu bạn đã có những trao đổi thân mật trước đó với nhà tuyển dụng và cảm thấy văn hóa giao tiếp của họ khá thoải mái. Nếu không chắc chắn, hãy luôn ưu tiên “Dear”.
• Tránh các lời chào chung chung như “To Whom It May Concern” nếu bạn biết tên người nhận, vì nó tạo cảm giác thiếu cá nhân hóa và thiếu sự đầu tư.

Công thức cho một lời chào hỏi chuyên nghiệp

Để đảm bảo lời chào của bạn luôn đúng chuẩn, hãy tuân theo công thức đơn giản sau: [Lời chào] [Danh xưng.] [Họ của người nhận],

• Lời chào (Salutation): Luôn là “Dear”.
• Danh xưng (Title): Sử dụng “Mr.”, “Ms.”, hoặc “Mx.” (danh xưng trung tính). “Ms.” được ưa chuộng hơn “Miss” hay “Mrs.” vì không đề cập đến tình trạng hôn nhân.
• Họ của người nhận (Recipient’s Last Name): Ví dụ, Smith, Johnson, Tran.
• Dấu phẩy: Luôn kết thúc lời chào bằng một dấu phẩy.

Ví dụ hoàn chỉnh: “Dear Mr. Smith,” hoặc “Dear Ms. Le,”. Sau lời chào, bạn đã sẵn sàng để chuyển sang bước tiếp theo là bày tỏ sự trân trọng đối với cơ hội đã được trao.

Bước 3: Thể hiện sự trân trọng và gửi lời cảm ơn

Ngay sau lời chào, việc bày tỏ sự cảm kích là bước không thể thiếu trong một email từ chối chuyên nghiệp. Một lời cảm ơn chân thành cho thấy bạn trân trọng thời gian và sự cân nhắc của nhà tuyển dụng, giúp duy trì mối quan hệ tích cực và để lại ấn tượng tốt đẹp.

Tại sao một lời cảm ơn lại quan trọng?

Một lời cảm ơn không chỉ là hành động lịch sự mà còn là một chiến lược thông minh trong việc xây dựng mạng lưới quan hệ chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng đối với nỗ lực của nhà tuyển dụng, giữ cho cánh cửa cơ hội luôn rộng mở trong tương lai, và củng cố thương hiệu cá nhân của bạn như một người giao tiếp tốt và có chừng mực.

Mẫu câu cảm ơn chân thành và tinh tế

Hãy sử dụng những mẫu câu sau để mở đầu phần thân email. Chúng vừa thể hiện sự cảm kích, vừa dẫn dắt một cách tự nhiên đến việc thông báo quyết định của bạn.

• Mẫu 1 (Trực tiếp và rõ ràng): “Thank you very much for considering me for the position of [Job Title] and for inviting me to an interview.”
• Mẫu 2 (Trang trọng hơn): “I am writing to express my sincere gratitude for the interview invitation for the [Job Title] role at [Company Name]. I truly appreciate you taking the time to review my application.”
• Mẫu 3 (Ngắn gọn và ấm áp): “It was a pleasure to learn more about the [Job Title] opportunity. Thank you again for the kind invitation to interview with your team.”

Lời cảm ơn này sẽ là bước đệm hoàn hảo trước khi bạn thông báo quyết định từ chối ở phần tiếp theo của email.

Bước 4: Cách từ chối khéo léo và 3 mẫu email theo tình huống

Sau khi đã bày tỏ sự cảm kích, đây là phần quan trọng nhất: thông báo quyết định từ chối. Điều cốt lõi là trình bày một cách thẳng thắn, lịch sự và chuyên nghiệp, tránh gây ra những hiểu lầm hoặc để lại ấn tượng tiêu cực.

Nguyên tắc vàng khi nêu lý do từ chối

Để từ chối một cách hiệu quả, hãy luôn giữ lý do của bạn ngắn gọn, trung thực nhưng không quá chi tiết, và duy trì thái độ tích cực. Bạn cần thông báo một cách rõ ràng và trực tiếp rằng bạn sẽ không tiếp tục tham gia quá trình phỏng vấn, nhưng tránh đưa ra bất kỳ bình luận tiêu cực nào về công ty hay vị trí ứng tuyển.

Mẫu 1: Khi đã nhận lời mời làm việc ở công ty khác

Đây là lý do phổ biến và dễ được chấp nhận nhất trong môi trường chuyên nghiệp.

Subject: Interview Declination – [Your Name] – [Job Title]

Dear Mr./Ms. [Recruiter’s Last Name],

Thank you so much for inviting me to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. I sincerely appreciate you taking the time to consider my application.

I am writing to inform you that I would like to withdraw my candidacy for this role. While I was very impressed with the opportunity, I have recently accepted another position that I believe is a strong fit for my current career goals.

It was a pleasure to learn more about your team, and I wish you and [Company Name] all the best in finding a suitable candidate.

Best regards,

Mẫu 2: Khi nhận thấy vị trí không còn phù hợp

Đôi khi sau khi tìm hiểu kỹ hơn, bạn nhận ra vị trí không phù hợp với định hướng sự nghiệp lâu dài của mình.

Subject: Regarding the Interview for [Job Title] – [Your Name]

Dear Mr./Ms. [Recruiter’s Last Name],

Thank you again for the opportunity to interview for the [Job Title] position. I truly appreciate your time and consideration.

After careful thought, I have decided to withdraw my application at this time. I have come to realize that the role is not the best fit for my long-term career aspirations.

I have great respect for [Company Name] and hope our paths may cross again in the future. I wish you the best of luck in your search.

Sincerely,

Mẫu 3: Khi có lý do cá nhân đột xuất cần giải quyết

Các vấn đề cá nhân cũng là một lý do hợp lệ, và bạn không cần phải đi vào chi tiết cụ thể.

Subject: Withdrawal of Candidacy – [Your Name] – [Job Title]

Dear Mr./Ms. [Recruiter’s Last Name],

Thank you for the invitation to interview for the [Job Title] role. I was very excited to learn more about this opportunity at [Company Name].

Unfortunately, due to unforeseen personal circumstances, I am no longer able to proceed with the interview process. Therefore, I must respectfully withdraw my application.

I apologize for any inconvenience this may cause. I wish you and the team at [Company Name] all the best.

Sincerely,

Những mẫu email trên sẽ giúp bạn truyền đạt quyết định một cách rõ ràng, đảm bảo giữ được mối quan hệ tốt đẹp và chuyển sang bước cuối cùng là kết thúc email.

Bước 5: Kết thúc email và giữ kết nối cho tương lai

Kết thúc email một cách lịch sự và chuyên nghiệp cũng quan trọng như phần mở đầu. Một lời kết chu đáo sẽ củng cố ấn tượng tích cực, thể hiện thiện chí và mở ra cơ hội duy trì mối quan hệ nghề nghiệp lâu dài với nhà tuyển dụng và công ty.

Mẫu câu chúc và cách ký tên email chuẩn

Trước khi ký tên, hãy thêm một câu chúc tốt đẹp để thể hiện thiện chí của bạn, cho thấy bạn quan tâm đến thành công của công ty ngay cả khi bạn không trở thành một phần của họ.

Mẫu câu chúc:

• “I wish you and [Company Name] all the best in finding a suitable candidate for the role.”
• “Best of luck with the hiring process. I hope you find the perfect candidate soon.”

Cách ký tên (Closing):
Sau câu chúc, hãy sử dụng một trong những lời kết chuyên nghiệp và phổ biến sau, theo sau là dấu phẩy:

• Best regards,
• Sincerely,
• Kind regards,

Cuối cùng, ghi đầy đủ họ tên của bạn ở dòng dưới.

Cách ngỏ lời giữ kết nối một cách chuyên nghiệp

Nếu bạn thực sự ấn tượng với công ty và muốn giữ liên lạc, bạn có thể thêm một câu ngắn gọn để ngỏ lời kết nối. Đây là một bước tùy chọn nhưng rất hiệu quả để xây dựng mạng lưới quan hệ, cho thấy sự quan tâm chân thành của bạn vượt ra ngoài vị trí ứng tuyển hiện tại.

Mẫu câu ngỏ lời kết nối:

• “I was very impressed with [Company Name]’s work, and I hope our professional paths cross again in the future.”
• “I would appreciate the opportunity to connect on LinkedIn to follow your future endeavors.”

Bằng cách tuân thủ các bước trên, bạn không chỉ từ chối một lời mời mà còn xây dựng một cây cầu cho các cơ hội tiềm năng trong tương lai.

Tips từ chuyên gia Topica Native để tránh sai lầm

Từ chối phỏng vấn là một nghệ thuật giao tiếp đòi hỏi sự khéo léo. Để đảm bảo bạn luôn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp, hãy lưu ý những lời khuyên từ các chuyên gia tuyển dụng để tránh các lỗi sai không đáng có, giúp bạn biến một tình huống khó xử thành cơ hội thể hiện sự chuyên nghiệp.

Thời điểm “vàng” để gửi email từ chối là khi nào?

Thời điểm lý tưởng để gửi email từ chối là ngay khi bạn đã đưa ra quyết định cuối cùng, tốt nhất là trong vòng 24-48 giờ kể từ khi nhận được lời mời. Gửi email sớm thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian của nhà tuyển dụng, cho phép họ nhanh chóng chuyển sang các ứng viên khác mà không làm gián đoạn quy trình. Việc trì hoãn phản hồi có thể bị xem là thiếu chuyên nghiệp.

3 lỗi sai phổ biến người đi làm cần tránh tuyệt đối

Ngay cả với ý định tốt, ứng viên vẫn có thể mắc phải những sai lầm ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của mình.

1. “Ghosting” (Không phản hồi): Đây là lỗi sai nghiêm trọng nhất. Hoàn toàn phớt lờ lời mời là hành động thiếu chuyên nghiệp, có thể khiến bạn bị đưa vào “danh sách đen” của nhà tuyển dụng.
2. Giải thích quá dài dòng hoặc không trung thực: Bạn không cần viết một email dài để biện minh. Một lý do ngắn gọn, chuyên nghiệp là đủ. Bịa ra một lý do phức tạp có thể phản tác dụng.
3. Đưa ra những bình luận tiêu cực: Tuyệt đối không chỉ trích công ty, vị trí, hay bất kỳ ai bạn đã tương tác. Điều này sẽ đốt cháy mọi cây cầu kết nối và gây tổn hại đến danh tiếng của bạn.

Bí quyết giữ hình ảnh chuyên nghiệp ngay cả khi từ chối

Để đảm bảo bạn luôn để lại ấn tượng tốt, hãy ghi nhớ 4 chữ P: Prompt (Nhanh chóng), Polite (Lịch sự), Professional (Chuyên nghiệp), và Positive (Tích cực). Phản hồi sớm với ngôn ngữ tôn trọng, giọng văn trang trọng và tập trung vào quyết định của bạn một cách tích cực sẽ giúp bạn duy trì hình ảnh tốt đẹp trong mắt nhà tuyển dụng.

FAQ – Các câu hỏi thường gặp khi từ chối phỏng vấn

Dưới đây là phần giải đáp một số câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến việc từ chối lời mời phỏng vấn, giúp bạn xử lý tình huống một cách tự tin và đúng đắn.

Nên gọi điện thoại hay gửi email để từ chối?

Nên gửi email. Email là phương thức an toàn và chuyên nghiệp nhất vì nó tạo ra một văn bản lưu trữ chính thức cho cả hai bên. Nó cho phép nhà tuyển dụng nhận thông tin vào thời điểm thuận tiện và giúp bạn có thời gian soạn thảo thông điệp một cách cẩn thận.

Nên giải thích lý do chi tiết hay chỉ cần nói ngắn gọn?

Chỉ cần nói ngắn gọn. Một lời giải thích ngắn gọn, chuyên nghiệp và chung chung là đủ. Việc đi sâu vào chi tiết như tên công ty mới hay các vấn đề cá nhân phức tạp là không cần thiết và có thể tạo ra những tình huống khó xử.

Có nên cá nhân hóa email từ chối không?

Có, bạn nên cá nhân hóa ở mức độ vừa phải. Luôn sử dụng tên của nhà tuyển dụng thay vì một lời chào chung. Nếu bạn đã có một cuộc trao đổi ngắn, bạn có thể đề cập một điểm tích cực nhỏ, ví dụ “It was great speaking with you briefly about the company’s culture.” Điều này cho thấy bạn thực sự chú ý.

Nên phản hồi thư mời phỏng vấn trong bao lâu là hợp lý?

Thời gian phản hồi lý tưởng nhất là trong vòng 24 giờ.

1. Trong vòng 24 giờ: Thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng tối đa.
2. Trong vòng 48 giờ: Vẫn được chấp nhận.
3. Sau 48 giờ: Tránh để quá lâu. Nếu cần thêm thời gian, hãy gửi email xác nhận đã nhận thư và hẹn thời gian trả lời chính thức.

Từ chối rồi sau này có ứng tuyển lại được không?

Có, hoàn toàn có thể nếu bạn từ chối một cách chuyên nghiệp. Một email từ chối lịch sự, kịp thời và chân thành sẽ để lại ấn tượng tốt. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn và có thể sẽ chào đón bạn ứng tuyển cho các vị trí khác trong tương lai.

Cần làm gì nếu nhà tuyển dụng gọi hỏi lý do chi tiết?

Hãy giữ bình tĩnh, chuyên nghiệp và chuẩn bị sẵn một câu trả lời ngắn gọn, nhất quán với nội dung trong email của bạn.

Nếu tôi đổi ý sau khi đã từ chối thì sao?

Đây là một tình huống nhạy cảm. Bạn có thể gửi một email theo sau, giải thích ngắn gọn và chuyên nghiệp rằng hoàn cảnh của bạn đã thay đổi và bạn rất quan tâm đến việc xem xét lại cơ hội nếu vị trí vẫn còn trống. Tuy nhiên, hãy chuẩn bị cho khả năng họ đã chuyển sang ứng viên khác.

Tóm lược các điểm chính cần ghi nhớ

Việc từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp là kỹ năng quan trọng giúp bạn duy trì các mối quan hệ nghề nghiệp. Hãy luôn đảm bảo email của bạn có tiêu đề rõ ràng, lời lẽ trang trọng, bắt đầu bằng lời cảm ơn, nêu lý do ngắn gọn, giữ thái độ tích cực và được gửi đi kịp thời.

Để nâng cao hơn nữa kỹ năng giao tiếp tiếng Anh trong môi trường công sở, hãy khám phá các khóa học thực hành tại Topica Native và tự tin chinh phục mọi tình huống chuyên nghiệp.