Cách Viết Email Xin Việc Tiếng Anh: 4 Bước Ghi Điểm Tuyệt Đối

Email xin việc tiếng Anh là một văn bản trang trọng nhằm giới thiệu bản thân, thể hiện sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển và thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn là ứng viên phù hợp. Một email chuyên nghiệp, súc tích và được cá nhân hóa có thể tăng đáng kể cơ hội để CV của bạn được đọc, bởi theo một báo cáo từ CareerBuilder, có đến 61% nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ qua email. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 4 bước cốt lõi để soạn thảo một email xin việc hoàn chỉnh, từ việc xây dựng tiêu đề chuẩn quốc tế, cấu trúc nội dung thuyết phục, hoàn thiện chữ ký chuyên nghiệp cho đến việc tránh các lỗi sai cơ bản khi gửi.

Bước 1: Cấu trúc tiêu đề email và lời chào chuẩn quốc tế

Tiêu đề và lời chào là hai yếu tố quyết định email của bạn có được mở hay không. Một tiêu đề rõ ràng, chuyên nghiệp cùng lời chào phù hợp sẽ ngay lập tức tạo thiện cảm và thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng, giúp email nổi bật giữa hàng trăm thư khác.

Tiêu đề (Subject) cần những gì?

Tiêu đề email xin việc cần phải ngắn gọn, rõ ràng và cung cấp đủ thông tin cốt lõi để nhà tuyển dụng nhận diện ngay lập tức. Một tiêu đề hiệu quả phải bao gồm tên vị trí ứng tuyển, tên của bạn, và có thể cả mã công việc (Job ID) nếu có, giúp email dễ dàng được lọc và chuyển đến đúng người phụ trách.

Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy. Theo một nghiên cứu của TheLadders, nhà tuyển dụng chỉ dành trung bình 7.4 giây để xem lướt một hồ sơ. Một tiêu đề không rõ ràng như “Application” hay “CV for your company” rất dễ bị bỏ qua hoặc rơi vào hòm thư rác. Ngược lại, một tiêu đề chuẩn chỉnh thể hiện bạn là một ứng viên nghiêm túc và có tổ chức, giúp hệ thống theo dõi ứng viên (Applicant Tracking System – ATS) và người tuyển dụng nhanh chóng phân loại hồ sơ của bạn.

Dùng “Dear Sir/Madam” còn phù hợp không?

Trong bối cảnh tuyển dụng hiện đại, “Dear Sir/Madam” được xem là lỗi thời và cho thấy sự thiếu đầu tư nghiên cứu. Lời chào này thể hiện bạn đã không dành thời gian tìm hiểu về người nhận email. Thay vào đó, hãy luôn cố gắng cá nhân hóa lời chào bằng cách tìm tên của nhà tuyển dụng hoặc trưởng phòng ban liên quan.

Việc cá nhân hóa lời chào thể hiện sự chủ động và quan tâm thực sự đến vị trí. Bạn có thể sử dụng các phương án thay thế sau:

• Tốt nhất: “Dear [Mr./Ms./Mx. Last Name]” (Ví dụ: “Dear Ms. Tran”). Đây là cách trang trọng và hiệu quả nhất.
• Khi không tìm được tên: “Dear Hiring Manager”, “Dear [Department Name] Team” (Ví dụ: “Dear Marketing Team”).
• Trường hợp ít trang trọng hơn (dựa trên văn hóa công ty): “Dear [First Name]” có thể chấp nhận được nếu công ty có văn hóa cởi mở, ví dụ như các công ty startup.

2 mẫu tiêu đề vị trí Marketing Manager

Dưới đây là 2 mẫu tiêu đề email hiệu quả cho vị trí Marketing Manager, thể hiện sự chuyên nghiệp và cung cấp thông tin trực diện cho nhà tuyển dụng.

1. Mẫu 1 (Có mã công việc):

   • Subject: Application for Marketing Manager (Job ID: MKT-88) – Nguyen Van A
   • Phân tích: Mẫu này rất hiệu quả khi công ty đăng tuyển nhiều vị trí. Việc ghi rõ Job ID giúp email được chuyển đến đúng người phụ trách một cách nhanh chóng.

2. Mẫu 2 (Không có mã công việc):

   • Subject: Marketing Manager Position Application – Nguyen Van A
   • Phân tích: Mẫu này ngắn gọn, chuyên nghiệp và đi thẳng vào vấn đề, phù hợp với hầu hết các tin tuyển dụng không cung cấp mã công việc.

Công thức vàng: [Job Title] – [Your Name]

Công thức “[Job Title] – [Your Name]” là tiêu chuẩn vàng cho tiêu đề email xin việc vì tính hiệu quả và rõ ràng của nó. Nhà tuyển dụng có thể nắm bắt ngay lập tức nội dung email chỉ bằng cách đọc lướt qua tiêu đề, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo email của bạn được chú ý.

Công thức này hoạt động hiệu quả vì hai lý do chính. Thứ nhất, nó phục vụ trực tiếp nhu cầu của nhà tuyển dụng: xác định nhanh vị trí ứng tuyển. Thứ hai, nó giúp email của bạn dễ dàng được tìm kiếm lại sau này trong hộp thư của họ. Bạn có thể biến tấu một chút để tăng thêm tính chuyên nghiệp, ví dụ: “Application for [Job Title] – [Your Name]” hoặc “[Job Title] | [Your Name]”.

Sau khi đã hoàn thiện tiêu đề và lời chào, phần thân email sẽ là nơi bạn thuyết phục nhà tuyển dụng về năng lực và sự phù hợp của mình.

Bước 2: Body email thuyết phục nhà tuyển dụng trong 3 đoạn

Phần thân email là cơ hội để bạn trình bày ngắn gọn những điểm nổi bật nhất trong kinh nghiệm của mình và kết nối chúng với yêu cầu của công việc. Một cấu trúc 3 đoạn rõ ràng, súc tích sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm bắt thông tin nhanh chóng và hiệu quả, khuyến khích họ mở CV của bạn.

Đoạn 1: Giới thiệu và vị trí ứng tuyển

Đoạn mở đầu cần đi thẳng vào vấn đề: bạn là ai, bạn ứng tuyển vào vị trí nào và bạn biết đến thông tin tuyển dụng từ đâu. Sự rõ ràng và trực diện trong đoạn này thể hiện tác phong chuyên nghiệp và giúp nhà tuyển dụng định hình ngay lập tức mục đích email của bạn.

Hãy bắt đầu bằng một câu giới thiệu ngắn gọn. Ví dụ: “My name is [Your Name], and I am writing to express my keen interest in the [Job Title] position, which I found on [Platform, e.g., LinkedIn, company’s career page].” Việc đề cập nguồn tin tuyển dụng cho thấy bạn thực sự quan tâm và theo dõi các kênh của công ty.

Đoạn 2: Nêu bật kinh nghiệm liên quan nhất

Đây là phần quan trọng nhất của email, nơi bạn cần chứng minh tại sao bạn là ứng viên sáng giá. Thay vì liệt kê toàn bộ kinh nghiệm, hãy chọn lọc 2-3 thành tựu nổi bật nhất có liên quan trực tiếp đến các yêu cầu chính trong bản mô tả công việc (Job Description – JD).

Hãy tập trung vào kết quả định lượng. Thay vì nói “I have experience in social media marketing”, hãy viết “In my previous role at [Previous Company], I developed and executed a social media strategy that increased user engagement by 40% over six months.” Các con số cụ thể như doanh thu, tỷ lệ phần trăm, và thời gian có sức thuyết phục cao hơn nhiều so với những mô tả chung chung.

Liên kết kỹ năng trong CV với JD thế nào?

Để liên kết kỹ năng hiệu quả, hãy áp dụng phương pháp “soi chiếu”: đặt bản mô tả công việc (JD) và CV của bạn cạnh nhau. Gạch chân những yêu cầu, kỹ năng quan trọng nhất trong JD và tìm những thành tựu, kinh nghiệm tương ứng trong CV của bạn để làm nổi bật trong email.

Đoạn 3: Thể hiện sự phù hợp văn hóa công ty

Đoạn cuối cùng của thân email là cơ hội để bạn thể hiện mình không chỉ phù hợp về kỹ năng mà còn về văn hóa công ty. Hãy cho thấy bạn đã nghiên cứu về công ty và thực sự mong muốn trở thành một phần của họ, thay vì chỉ gửi một email rập khuôn.

Hãy đề cập đến một giá trị cốt lõi, một dự án gần đây, hoặc sứ mệnh của công ty mà bạn cảm thấy tâm đắc. Ví dụ: “I deeply admire [Company Name]’s commitment to sustainability, a value I also share. I am confident that my skills in process optimization can contribute to this goal.” Điều này tạo ra một kết nối cá nhân và cho thấy bạn là một ứng viên có sự đầu tư nghiêm túc.

Khi đã trình bày xong phần thân email một cách thuyết phục, bạn cần một lời kết và chữ ký chuyên nghiệp để hoàn thiện ấn tượng.

Bước 3: Lời kết và chữ ký email chuyên nghiệp

Lời kết và chữ ký là những yếu tố cuối cùng nhà tuyển dụng đọc, nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố sự chuyên nghiệp và cung cấp thông tin liên hệ rõ ràng. Một lời kết phù hợp cùng chữ ký đầy đủ thông tin sẽ để lại một ấn tượng tích cực và chỉn chu.

Nên dùng “Sincerely” hay “Best regards”?

Cả “Sincerely” và “Best regards” đều là những lựa chọn an toàn và chuyên nghiệp cho email xin việc. “Best regards” mang sắc thái hiện đại và thân thiện hơn một chút, trong khi “Sincerely” lại trang trọng và truyền thống hơn. Việc lựa chọn phụ thuộc vào văn hóa công ty bạn đang ứng tuyển.

• Best regards,: Phù hợp với hầu hết các ngành nghề, đặc biệt là trong các công ty công nghệ, marketing, startup.
• Sincerely,: Lựa chọn tốt cho các ngành nghề truyền thống như luật, tài chính, ngân hàng hoặc khi gửi email cho một người có chức vụ rất cao.
• Các lựa chọn khác: “Regards,” hoặc “Kind regards,” cũng được chấp nhận rộng rãi.
• Nên tránh: “Cheers,” “Thanks,” hoặc các từ ngữ quá thân mật khác.

Mẫu câu Call-to-Action hiệu quả

Một lời kêu gọi hành động (Call-to-Action – CTA) rõ ràng sẽ hướng nhà tuyển dụng đến bước tiếp theo bạn mong muốn. Câu CTA nên thể hiện sự sẵn sàng và mong muốn được thảo luận thêm về cơ hội việc làm.

Dưới đây là một số mẫu câu hiệu quả:

• “I have attached my CV for your review and welcome the opportunity to discuss my qualifications with you further.”
• “I am available for an interview at your earliest convenience and look forward to hearing from you.”
• “Thank you for your time and consideration. I am eager to learn more about this opportunity.”

4 thông tin bắt buộc trong chữ ký email

Chữ ký email của bạn phải cung cấp đầy đủ thông tin để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ. Một chữ ký chuyên nghiệp cần bao gồm 4 yếu tố cốt lõi sau đây.

1. Họ và tên đầy đủ (Full Name): Ghi rõ họ tên của bạn.
2. Số điện thoại (Phone Number): Cung cấp số điện thoại chính mà nhà tuyển dụng có thể liên lạc.
3. Địa chỉ Email (Email Address): Dù họ đã có email của bạn, việc thêm vào chữ ký thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp họ dễ dàng sao chép khi cần.
4. Link hồ sơ LinkedIn (LinkedIn Profile URL): Đây là yếu tố gần như bắt buộc trong môi trường tuyển dụng hiện đại, cho phép nhà tuyển dụng xem xét kinh nghiệm của bạn một cách chi tiết hơn.

Vì sao cần địa chỉ email chuyên nghiệp?

Địa chỉ email là danh tính trực tuyến của bạn trong quá trình xin việc và một địa chỉ không chuyên nghiệp có thể tạo ấn tượng tiêu cực ngay lập tức. Một địa chỉ email như cutegirl9x@... hoặc rockboy_forever@... có thể khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ về sự nghiêm túc và tác phong của bạn.

Một địa chỉ email chuyên nghiệp, thường theo cấu trúc [Ten].[Ho]@email.com hoặc [Ten][Ho]@email.com, không chỉ dễ nhớ mà còn thể hiện sự chỉn chu. Hơn nữa, các bộ lọc thư rác của công ty thường có xu hướng đánh dấu các email có tên người gửi lạ là spam, làm giảm cơ hội email của bạn được đọc.

Sau khi đã hoàn thiện nội dung, việc đính kèm tệp và kiểm tra lỗi trước khi gửi là bước cuối cùng để đảm bảo một hồ sơ hoàn hảo.

Bước 4: Đính kèm file và 5 lỗi thường gặp khi gửi

Gửi email mà không có tệp đính kèm hoặc mắc phải những lỗi cơ bản có thể phá hỏng mọi nỗ lực của bạn. Bước cuối cùng này đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ để đảm bảo hồ sơ của bạn đến tay nhà tuyển dụng một cách hoàn hảo nhất.

Cách đặt tên file CV chuyên nghiệp

Tên tệp CV của bạn nên được đặt một cách rõ ràng và chuyên nghiệp để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận biết và lưu trữ. Một tên tệp lộn xộn hoặc chung chung như “CV.pdf” sẽ gây khó khăn cho họ và thể hiện sự thiếu chu đáo từ phía bạn.

Hãy sử dụng một công thức đơn giản và nhất quán.

• Công thức gợi ý: [Họ Tên]-CV-[Vị trí ứng tuyển].pdf
• Ví dụ: NguyenVanA-CV-MarketingManager.pdf hoặc Nguyen_Van_A_Resume.pdf

Cách đặt tên này giúp nhà tuyển dụng ngay lập tức biết tệp đó là của ai và cho vị trí nào, ngay cả khi họ đã tải xuống máy tính.

Nên dùng định dạng file PDF hay DOCX?

Định dạng PDF (Portable Document Format) là lựa chọn ưu tiên hàng đầu cho CV và thư xin việc. PDF đảm bảo định dạng và bố cục hồ sơ của bạn được giữ nguyên trên mọi thiết bị, từ máy tính đến điện thoại di động, trong khi file DOCX có thể bị lỗi font hoặc xô lệch bố cục.

• PDF: Giữ nguyên định dạng, trông chuyên nghiệp hơn, và khó bị chỉnh sửa. Đây là tiêu chuẩn ngành cho việc gửi hồ sơ.
• DOCX: Chỉ nên sử dụng khi nhà tuyển dụng yêu cầu rõ ràng. Một số hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) cũ có thể xử lý file DOCX tốt hơn, nhưng trường hợp này ngày càng hiếm.

5 lỗi chí mạng cần tránh khi gửi email

Những sai lầm nhỏ có thể tạo ra ấn tượng rất xấu. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng email của bạn để tránh 5 lỗi phổ biến nhưng nghiêm trọng sau đây.

1. Quên đính kèm tệp (Forgetting the attachment): Đây là lỗi phổ biến nhất. Luôn kiểm tra lại xem bạn đã đính kèm CV và các tài liệu liên quan trước khi nhấn “Gửi”.
2. Lỗi chính tả và ngữ pháp (Typos and grammatical errors): Điều này cho thấy sự cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp. Hãy đọc lại email nhiều lần hoặc sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả như Grammarly.
3. Gửi sai người hoặc sai tên công ty (Wrong recipient or company name): Lỗi này xảy ra khi bạn dùng chung một mẫu email cho nhiều công ty. Luôn kiểm tra lại tên người nhận và tên công ty trước khi gửi.
4. Tiêu đề và nội dung chung chung (Generic subject and body): Một email không được cá nhân hóa cho thấy bạn không thực sự quan tâm đến vị trí.
5. Sử dụng địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp (Unprofessional email address): Như đã đề cập, một email như starboy99@... sẽ làm giảm uy tín của bạn ngay lập tức.

Để email của bạn thực sự nổi bật, việc cá nhân hóa nội dung cho từng công ty là yếu tố then chốt.

Làm thế nào cá nhân hóa email cho công ty?

Cá nhân hóa email cho thấy bạn không chỉ quan tâm đến công việc mà còn thực sự đầu tư thời gian tìm hiểu về công ty. Điều này giúp bạn tạo ra một kết nối sâu sắc hơn với nhà tuyển dụng và chứng tỏ bạn là một ứng viên nghiêm túc, có định hướng rõ ràng.

Nghiên cứu giá trị cốt lõi của công ty ở đâu?

Để tìm hiểu về giá trị cốt lõi của một công ty, bạn nên bắt đầu từ các nguồn thông tin chính thức của họ. Việc này giúp bạn hiểu được văn hóa và những gì công ty coi trọng, từ đó điều chỉnh nội dung email cho phù hợp.

• Trang “Về chúng tôi” (About Us): Đây là nơi công ty kể câu chuyện, sứ mệnh và tầm nhìn của mình.
• Trang “Sứ mệnh/Giá trị” (Mission/Values): Nhiều công ty có một trang riêng để nêu bật các giá trị cốt lõi mà họ theo đuổi.
• Báo cáo thường niên (Annual Reports): Cung cấp cái nhìn sâu sắc về chiến lược, thành tựu và định hướng tương lai.
• Trang tin tức/Thông cáo báo chí (News/Press Releases): Cho thấy những hoạt động và ưu tiên hiện tại của công ty.

Cách tìm tên nhà tuyển dụng hoặc trưởng phòng

Việc gửi email trực tiếp đến đúng người sẽ tăng đáng kể khả năng email của bạn được đọc. Sử dụng tên riêng trong lời chào (“Dear Ms. Smith”) có tác động mạnh mẽ hơn nhiều so với một lời chào chung chung (“Dear Hiring Manager”).

1. LinkedIn: Đây là công cụ mạnh mẽ nhất. Tìm kiếm với cú pháp: "[Job Title]" at [Company Name] (ví dụ: "Head of Marketing" at ABC Corp) hoặc recruiter at [Company Name].
2. Trang web công ty: Một số công ty có danh sách đội ngũ lãnh đạo hoặc nhân sự chủ chốt trên trang web của họ.
3. Hỏi mạng lưới quan hệ: Nếu bạn có người quen làm việc tại công ty, đừng ngần ngại hỏi thông tin.

Nếu không thể tìm thấy tên cụ thể, hãy gửi đến chức danh, ví dụ: “Dear Marketing Department Hiring Manager”.

Đề cập thành tựu gần đây của công ty

Việc nhắc đến một thành tựu hoặc tin tức tích cực gần đây của công ty là một cách tuyệt vời để thể hiện sự quan tâm của bạn. Điều này chứng tỏ bạn đã theo dõi hoạt động của họ và có mong muốn đóng góp vào thành công trong tương lai.

Bạn có thể tìm thông tin này trên mục Tin tức của công ty, các bài báo tài chính, hoặc trang LinkedIn của họ. Hãy lồng ghép nó vào email một cách tự nhiên. Ví dụ: “I was very impressed to read about your recent launch of [Product Name] and its innovative approach to [solving a problem]. I believe my experience in product marketing could help drive its continued success.”

Kết nối cá nhân với sản phẩm/dịch vụ

Nếu bạn là người dùng hoặc người hâm mộ sản phẩm/dịch vụ của công ty, hãy đề cập đến điều đó. Một kết nối cá nhân chân thực có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Nó cho thấy sự nhiệt tình của bạn không chỉ đến từ nhu cầu tìm việc mà còn từ sự yêu thích thực sự.

Ví dụ, nếu ứng tuyển vào một công ty phần mềm, bạn có thể viết: “As a long-time user of your [App Name], I have always admired its intuitive design and user-centric features. It is this focus on user experience that motivates me to apply for the UX Designer position.”

Để giúp bạn áp dụng những kiến thức trên, phần tiếp theo sẽ cung cấp các mẫu email và từ vựng hữu ích.

Mẫu email và từ vựng thông dụng

Việc tham khảo các mẫu email và làm giàu vốn từ vựng chuyên ngành sẽ giúp bạn viết email xin việc một cách tự tin và hiệu quả hơn. Dưới đây là các mẫu email cho những đối tượng khác nhau cùng với những từ vựng ấn tượng để nâng tầm nội dung của bạn.

Mẫu email cho vị trí Senior Developer