7 Yếu Tố Cần Có Trong Email Từ Chối Nhận Việc Tiếng Anh

Email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh là một văn bản trang trọng được ứng viên sử dụng để chính thức từ chối một lời mời làm việc, đồng thời thể hiện sự trân trọng và duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng. Một email từ chối hiệu quả cần đảm bảo 7 yếu tố cốt lõi: tiêu đề rõ ràng, lời chào trang trọng, lời cảm ơn chân thành, tuyên bố từ chối lịch sự, lý do ngắn gọn (nếu có), mong muốn giữ kết nối và một chữ ký chuyên nghiệp. Việc soạn thảo email này một cách khéo léo không chỉ bảo vệ hình ảnh cá nhân mà còn mở ra những cơ hội tiềm năng trong tương lai.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết cấu trúc 5 phần của một email từ chối chuẩn quốc tế, cung cấp 3 mẫu email cho các tình huống phổ biến, chỉ ra những sai lầm nghiêm trọng cần tránh, và đưa ra một checklist hoàn chỉnh để bạn tự tin xử lý tình huống nhạy cảm này.

Cấu trúc 5 phần của một email từ chối chuyên nghiệp

Một email từ chối nhận việc chuyên nghiệp được cấu thành từ 5 phần chính, giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, lịch sự và hiệu quả. Việc tuân thủ cấu trúc này, bao gồm tiêu đề súc tích, lời chào cá nhân hóa, thân bài (cảm ơn – từ chối – lý do), đề xuất giữ liên lạc và kết thư cùng chữ ký chuẩn, là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo bạn để lại ấn tượng tích cực.

Phần 1: Tiêu đề email rõ ràng, súc tích

Tiêu đề email (subject line) là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy, do đó cần phải thẳng thắn và chuyên nghiệp để họ có thể nhận diện ngay nội dung và ưu tiên xử lý. Một tiêu đề tốt giúp email của bạn không bị thất lạc trong hàng trăm thư khác và thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ.

3 mẫu tiêu đề email chuẩn quốc tế

Để đảm bảo tính rõ ràng, bạn có thể sử dụng một trong các mẫu tiêu đề sau, luôn bao gồm tên của bạn và vị trí đã ứng tuyển.

1. Job Offer Declination – [Your Name]: Đây là cách nói trực tiếp, sử dụng thuật ngữ “Declination” (Sự từ chối) một cách trang trọng.
2. Regarding the Job Offer for [Job Title] – [Your Name]: Mẫu này có sắc thái trung lập hơn, phù hợp khi bạn muốn mở đầu một cách nhẹ nhàng.
3. Job Offer – [Job Title] – [Your Name]: Cách viết này đơn giản, súc tích và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để nhà tuyển dụng xác định ngay email.

Lỗi sai tiêu đề cần tránh tuyệt đối

Một tiêu đề email thiếu chuyên nghiệp có thể để lại ấn tượng xấu và làm giảm giá trị thông điệp của bạn. Các lỗi cần tránh bao gồm việc bỏ trống tiêu đề, sử dụng các tiêu đề mơ hồ như “Following up” hoặc “Thank you”, các cụm từ quá thân mật như “Sad news”, và đặc biệt là sai lỗi chính tả.

Phần 2: Lời chào cá nhân hóa và trang trọng

Lời chào (salutation) задает тон cho toàn bộ email. Việc cá nhân hóa lời chào bằng cách sử dụng tên của người quản lý tuyển dụng cho thấy sự quan tâm và tôn trọng của bạn, tạo ra một khởi đầu tích cực thay vì một lời chào chung chung, lạnh lùng.

Nên dùng “Dear Mr./Ms.” hay “Dear Hiring Manager”?

Ưu tiên hàng đầu luôn là sử dụng “Dear Mr./Ms. [Last Name]” (Ví dụ: “Dear Ms. Smith”). Đây là cách tiếp cận trang trọng và được đánh giá cao nhất. Bạn chỉ nên sử dụng “Dear Hiring Manager” (Kính gửi Quản lý Tuyển dụng) như một giải pháp cuối cùng khi đã cố gắng nhưng không thể tìm thấy tên của người phụ trách.

Cách tìm tên người quản lý tuyển dụng

Bạn có thể tìm thấy tên của người liên hệ bằng cách kiểm tra lại các email trao đổi trước đó, xem kỹ chữ ký email của họ, tìm kiếm trên LinkedIn với tên công ty và chức danh, hoặc kiểm tra mục “About Us” trên trang web của công ty.

Phần 3: Thân bài – Cảm ơn, từ chối và lý do

Phần thân bài là cốt lõi của email, nơi bạn cần truyền đạt ba thông điệp chính một cách cân bằng: thể hiện sự biết ơn đối với cơ hội, đưa ra quyết định từ chối một cách rõ ràng và cung cấp một lý do ngắn gọn, tích cực nếu bạn lựa chọn.

Mẫu câu cảm ơn và khen ngợi trải nghiệm phỏng vấn

Luôn bắt đầu bằng một lời cảm ơn chân thành để thể hiện sự trân trọng của bạn đối với thời gian và công sức mà công ty đã dành cho mình.

• “Thank you very much for offering me the position of [Job Title] at [Company Name].” (Cảm ơn rất nhiều vì đã mời tôi vào vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty].)
• “I sincerely appreciate you taking the time to interview me and share more about this exciting opportunity.” (Tôi thực sự trân trọng thời gian anh/chị đã dành để phỏng vấn và chia sẻ thêm về cơ hội thú vị này.)
• “It was a great pleasure to learn more about your team and the innovative work you are doing at [Company Name].” (Rất vui khi được tìm hiểu thêm về đội ngũ và những công việc đổi mới mà anh/chị đang thực hiện tại [Tên công ty].)

Cách tuyên bố từ chối thẳng thắn nhưng lịch sự

Sau khi cảm ơn, hãy đi thẳng vào việc nêu quyết định của mình. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, trực tiếp nhưng vẫn giữ được sự lịch sự và tôn trọng.

• “After careful consideration, I have decided to decline this offer.” (Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định từ chối lời mời này.)
• “This was a difficult decision, but I have accepted another position that I believe is a better fit for my long-term career goals.” (Đây là một quyết định khó khăn, nhưng tôi đã nhận một vị trí khác phù hợp hơn với mục tiêu sự nghiệp dài hạn của mình.)
• “While I was very impressed with the company, I will not be accepting this offer at this time.” (Mặc dù rất ấn tượng với công ty, tôi sẽ không nhận lời mời này vào thời điểm hiện tại.)

Nên hay không nên nêu lý do từ chối?

Việc nêu lý do là không bắt buộc, nhưng nếu được thực hiện một cách khéo léo, nó có thể giúp duy trì mối quan hệ tốt. Bạn nên nêu một lý do chung chung, tích cực như “đã chấp nhận một lời đề nghị khác phù hợp hơn với mục tiêu sự nghiệp”. Ngược lại, bạn không nên đưa ra các lý do tiêu cực như chê bai mức lương, văn hóa công ty, hoặc người phỏng vấn.

Phần 4: Giữ kết nối cho cơ hội tương lai

Kết thúc email bằng một thông điệp tích cực cho thấy bạn trân trọng mối quan hệ và mong muốn giữ liên lạc. Ngành nghề của bạn có thể nhỏ hơn bạn nghĩ, và việc duy trì một mạng lưới quan hệ chuyên nghiệp là một chiến lược thông minh cho sự nghiệp lâu dài.

Tại sao nên giữ quan hệ tốt đẹp?

Việc từ chối một lời mời làm việc không có nghĩa là bạn đang đóng lại mọi cánh cửa với công ty đó. Một email từ chối lịch sự có thể để lại ấn tượng tốt, giúp bạn có cơ hội được xem xét cho các vị trí khác trong tương lai hoặc đơn giản là duy trì một mối quan hệ tốt trong ngành.

2 mẫu câu bày tỏ mong muốn kết nối

• “I was very impressed with [Company Name] and hope our paths cross again in the future. I wish you the best of luck in finding a suitable candidate for the role.” (Tôi rất ấn tượng với [Tên công ty] và hy vọng chúng ta sẽ gặp lại trong tương lai. Chúc anh/chị may mắn tìm được ứng viên phù hợp.)
• “I would appreciate the opportunity to stay in touch, and I wish you and the company all the best going forward.” (Tôi sẽ rất trân trọng cơ hội được giữ liên lạc và chúc anh/chị cùng công ty mọi điều tốt đẹp nhất.)

Phần 5: Kết thư và chữ ký chuẩn quốc tế

Lời kết và chữ ký là những yếu tố cuối cùng hoàn thiện email chuyên nghiệp của bạn. Chúng cần thể hiện sự trang trọng và cung cấp thông tin liên lạc cần thiết.

Nên dùng “Sincerely” hay “Best regards”?

Cả “Sincerely” và “Best regards” đều là lựa chọn an toàn và chuyên nghiệp. “Sincerely” mang sắc thái trang trọng hơn một chút, trong khi “Best regards” phổ biến, thân thiện nhưng vẫn giữ được sự chuyên nghiệp và là lựa chọn linh hoạt hơn trong hầu hết các tình huống.

Thông tin cần có trong chữ ký email chuyên nghiệp

Một chữ ký email đầy đủ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lưu lại thông tin của bạn và thể hiện sự minh bạch.

• Họ và tên đầy đủ (Full Name)
• Số điện thoại (Phone Number)
• Địa chỉ email (Email Address)
• Đường dẫn đến hồ sơ LinkedIn (LinkedIn Profile URL) (Tùy chọn)

Nắm vững lý thuyết về cấu trúc là chưa đủ, việc tham khảo các mẫu email thực tế cho từng tình huống cụ thể sẽ giúp bạn áp dụng một cách tự tin và hiệu quả hơn.

3 Mẫu email từ chối tiếng Anh cho các tình huống phổ biến

Dưới đây là ba mẫu email được thiết kế cho các tình huống từ chối phổ biến nhất, giúp bạn truyền đạt quyết định của mình một cách chuyên nghiệp và lịch sự. Bạn có thể điều chỉnh các mẫu này để phù hợp với hoàn cảnh và giọng văn cá nhân.

Mẫu 1: Từ chối khi đã nhận việc ở công ty khác

Mẫu này thẳng thắn nhưng vẫn giữ được sự tôn trọng, giải thích rằng bạn đã chấp nhận một cơ hội khác phù hợp hơn. Đây là lý do phổ biến và dễ được chấp nhận nhất.

Subject: Job Offer Declination – [Your Name]

Dear Mr./Ms. [Hiring Manager’s Last Name],

Thank you very much for offering me the position of [Job Title] at [Company Name]. I sincerely appreciate you taking the time to interview me and share more about this opportunity.

After careful consideration, I have decided to accept another position that I believe is a better fit for my current career goals. This was not an easy decision, as I was very impressed with your team and the work you are doing.

I wish you and [Company Name] all the best in finding a suitable candidate for the role. I hope our paths cross again in the future.

Best regards,

Mẫu 2: Từ chối vì công việc không còn phù hợp

Mẫu này được sử dụng khi bạn nhận ra vị trí không thực sự phù hợp với kỹ năng, định hướng hoặc giá trị của mình, nhưng không muốn đi vào chi tiết tiêu cực.

Subject: Regarding the Job Offer for [Job Title] – [Your Name]

Dear Mr./Ms. [Hiring Manager’s Last Name],

Thank you again for the generous job offer for the [Job Title] position. I truly enjoyed our conversation and learning more about [Company Name].

After much thought, I have concluded that this role is not the ideal fit for my career path at this time. Therefore, I will be withdrawing my candidacy and declining the offer.

I have great respect for your company and the team. I wish you the best in your search for a qualified candidate.

Sincerely,

Mẫu 3: Từ chối nhưng muốn giữ quan hệ cho vị trí tương lai

Mẫu này đặc biệt nhấn mạnh sự ngưỡng mộ của bạn đối với công ty và mong muốn được xem xét cho các cơ hội khác trong tương lai.

Subject: Job Offer – [Job Title] – [Your Name]

Dear Mr./Ms. [Hiring Manager’s Last Name],

Thank you so much for the offer to join [Company Name] as a [Job Title]. I am very grateful for the time you and your team spent with me throughout the interview process.

While I have decided to decline this offer at this time, I want to express my deep admiration for your company’s work in [mention a specific area, e.g., sustainable technology]. I was incredibly impressed with your company culture and vision.

I hope to stay in touch and would be very interested in exploring future opportunities with [Company Name] should a more suitable role become available.

Respectfully,

Lưu ý khi tùy chỉnh mẫu email cho riêng bạn

Để email của bạn chân thành và hiệu quả hơn, hãy cá nhân hóa lời cảm ơn bằng cách đề cập đến một điều cụ thể bạn ấn tượng trong quá trình phỏng vấn. Luôn kiểm tra lại tính chính xác của thông tin như tên người nhận, chức danh, và tên công ty. Đồng thời, giữ giọng văn nhất quán, phù hợp với văn hóa của công ty mà bạn đã cảm nhận được.

Bên cạnh việc biết cần viết gì, nhận thức được những điều tuyệt đối nên tránh cũng quan trọng không kém để bảo vệ hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.

Những sai lầm nghiêm trọng khi viết email từ chối

Một email từ chối được viết cẩu thả có thể gây hại cho danh tiếng nghề nghiệp của bạn và đóng lại những cơ hội trong tương lai. Việc nhận diện và tránh các sai lầm phổ biến là rất quan trọng để đảm bảo bạn luôn để lại một ấn tượng tích cực.

Sai lầm về thời điểm: Gửi email quá muộn

Gửi email từ chối muộn là một trong những lỗi thiếu chuyên nghiệp nhất. Bạn nên thông báo cho nhà tuyển dụng ngay sau khi đã đưa ra quyết định cuối cùng, lý tưởng nhất là trong vòng 24-48 giờ. Việc trì hoãn không chỉ gây khó khăn cho kế hoạch tuyển dụng của họ mà còn thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với thời gian và công sức họ đã đầu tư vào bạn.

Lỗi ngữ pháp và từ vựng phổ biến

Email của bạn là một văn bản chuyên nghiệp, vì vậy nó phải hoàn toàn không có lỗi. Các lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc dùng từ sai có thể khiến bạn trông thiếu cẩn thận và không nghiêm túc. Hãy đọc lại email nhiều lần và sử dụng các công cụ kiểm tra ngữ pháp trước khi nhấn nút “Gửi”.

Sai lầm về giọng văn: Thiếu chuyên nghiệp hoặc quá lạnh lùng

Duy trì một giọng văn cân bằng là điều cốt yếu. Một email quá lạnh lùng hoặc ngắn gọn như “I decline the offer” là thô lỗ. Ngược lại, một email quá thân mật, dài dòng, sử dụng từ lóng hoặc biểu tượng cảm xúc cũng làm mất đi tính chuyên nghiệp. Tuyệt đối không chỉ trích công ty, mức lương, hay bất kỳ cá nhân nào trong email của bạn.

Hậu quả của một email từ chối tệ

Một email từ chối được viết kém có thể dẫn đến những hậu quả lâu dài, bao gồm việc “đốt cháy cây cầu” (burning bridges) và mất cơ hội làm việc tại công ty đó trong tương lai, tổn hại đến danh tiếng nghề nghiệp trong ngành, và mất đi một mối quan hệ mạng lưới quan trọng.

Để chắc chắn rằng email của bạn không mắc phải bất kỳ sai lầm nào và đạt được sự hoàn hảo trước khi nhấn nút “Gửi”, hãy sử dụng checklist và các công cụ hỗ trợ dưới đây.

Checklist và công cụ giúp email hoàn hảo trước khi gửi

Trước khi gửi đi một thông điệp quan trọng như email từ chối nhận việc, việc kiểm tra kỹ lưỡng là bước không thể thiếu. Sử dụng checklist và các công cụ hỗ trợ sẽ giúp bạn tránh được những sai sót đáng tiếc và đảm bảo email đạt được sự chuyên nghiệp cao nhất.

5 điểm kiểm tra trước khi gửi

1. Thông tin người nhận: Tên và chức danh của người nhận (“Mr./Ms. [Last Name]”) đã chính xác chưa?
2. Tiêu đề rõ ràng: Tiêu đề có súc tích và chứa đủ thông tin cần thiết (vị trí, tên bạn) không?
3. Lỗi chính tả và ngữ pháp: Bạn đã đọc lại toàn bộ email ít nhất hai lần để tìm lỗi chưa?
4. Giọng văn phù hợp: Giọng văn có lịch sự, biết ơn và chuyên nghiệp, tránh được các ngôn từ tiêu cực không?
5. Chữ ký đầy đủ: Chữ ký đã bao gồm họ tên, số điện thoại và email chưa?

Các công cụ kiểm tra ngữ pháp tiếng Anh hiệu quả

Để đảm bảo email của bạn không có lỗi, hãy tận dụng các công cụ kiểm tra ngữ pháp và chính tả hàng đầu.

• Grammarly: Là công cụ phổ biến nhất, cung cấp các gợi ý về ngữ pháp, chính tả, dấu câu và thậm chí cả văn phong.
• ProWritingAid: Cung cấp phân tích chi tiết hơn về cấu trúc câu, từ ngữ lặp lại và sự rõ ràng trong văn viết.
• Trình kiểm tra tích hợp: Các công cụ như Microsoft Word và Google Docs cũng có tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp cơ bản rất hữu ích.

Mẫu email từ chối hoàn chỉnh nhất 2025

Dưới đây là một mẫu tổng hợp tất cả các yếu tố tốt nhất, được coi là tiêu chuẩn vàng cho một email từ chối chuyên nghiệp.

Subject: Job Offer – [Job Title] – [Your Name]

Dear Mr./Ms. [Hiring Manager’s Last Name],

Thank you very much for offering me the role of [Job Title] at [Company Name]. I am very grateful for the time you have invested in me throughout the interview process, and I particularly enjoyed our conversation about [mention a specific, positive detail].

This was a difficult decision, but after careful consideration, I have decided to decline your generous offer as I have accepted another role that is more closely aligned with my long-term career objectives.

I have great admiration for [Company Name] and the team. I sincerely hope our paths cross again in the future and would appreciate the opportunity to stay connected.

I wish you all the best in finding a suitable candidate.

Best regards,

Nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp cùng Topica Native

Việc thành thạo kỹ năng viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh là một tài sản quý giá trong sự nghiệp. Các nền tảng học tiếng Anh trực tuyến như Topica Native có thể cung cấp các khóa học tập trung vào kỹ năng giao tiếp kinh doanh, giúp bạn tự tin hơn trong việc soạn thảo các văn bản quan trọng, từ email ứng tuyển cho đến thư từ chối, đảm bảo sự chuyên nghiệp và hiệu quả.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về email từ chối

Phần này trả lời các câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến việc viết và gửi email từ chối nhận việc, giúp bạn xử lý tình huống một cách tự tin và chuyên nghiệp.

Email từ chối nên gửi trong vòng bao lâu?

Bạn nên gửi email từ chối càng sớm càng tốt, lý tưởng nhất là trong vòng 24 đến 48 giờ sau khi nhận được lời mời chính thức và đã đưa ra quyết định. Việc phản hồi nhanh chóng thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với thời gian của nhà tuyển dụng và cho phép họ tiếp tục quy trình tuyển dụng mà không bị chậm trễ.

Email từ chối nên dài khoảng bao nhiêu từ?

Một email từ chối hiệu quả nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, thường dài khoảng 100 đến 150 từ. Độ dài này đủ để bạn thể hiện sự cảm kích, nêu rõ quyết định của mình một cách lịch sự, và kết thúc bằng một thông điệp tích cực mà không làm mất thời gian của người đọc.

Có nên gọi điện thoại thay vì gửi email không?

Gửi email là tiêu chuẩn và an toàn nhất, nhưng một cuộc gọi có thể là một cử chỉ lịch sự nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với nhà tuyển dụng.

Kết luận:

• Luôn gửi email: Đây là phương pháp tiêu chuẩn để có hồ sơ văn bản chính thức.
• Cân nhắc gọi điện trước: Nếu bạn đã xây dựng được mối quan hệ tốt, hãy gọi điện để thông báo một cách cá nhân, sau đó gửi email để xác nhận lại.

Có nên thương lượng lại sau khi đã từ chối?

Không. Việc cố gắng thương lượng lại sau khi đã chính thức từ chối một lời mời là hành động thiếu chuyên nghiệp và có thể gây ấn tượng xấu. Một khi bạn đã thông báo quyết định, nhà tuyển dụng có thể đã chuyển sang các ứng viên khác. Việc thay đổi quyết định cho thấy sự thiếu quyết đoán và không đáng tin cậy.

Có bắt buộc phải nêu lý do từ chối cụ thể không?

Không, bạn không bắt buộc phải nêu lý do cụ thể. Một lời giải thích chung chung như “đã chấp nhận một lời đề nghị khác phù hợp hơn” là hoàn toàn đủ. Tránh đi sâu vào các chi tiết tiêu cực vì nó không mang lại lợi ích và có thể gây hại cho mối quan hệ.

Email từ chối ảnh hưởng đến sự nghiệp cá nhân thế nào?

Một email từ chối được viết tốt sẽ củng cố danh tiếng chuyên nghiệp của bạn, trong khi một email tệ có thể gây hại. Nó ảnh hưởng đến sự nghiệp qua hai cách:

1. Duy trì mạng lưới quan hệ: Một email lịch sự giữ cho cánh cửa tại công ty đó luôn mở và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các chuyên gia trong ngành.
2. Xây dựng thương hiệu cá nhân: Cách bạn xử lý việc từ chối cho thấy sự chuyên nghiệp, chín chắn và kỹ năng giao tiếp—những phẩm chất mà mọi nhà tuyển dụng đều đánh giá cao.

Lời kết: Từ chối thông minh là một kỹ năng quan trọng

Việc từ chối một lời mời làm việc không phải là một kết thúc, mà là một phần quan trọng trong quá trình quản lý sự nghiệp. Một email từ chối được soạn thảo một cách thông minh, chân thành và chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn giữ gìn danh tiếng mà còn là một công cụ mạnh mẽ để xây dựng và duy trì các mối quan hệ giá trị. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc và cấu trúc đã nêu, bạn có thể biến một tình huống khó xử thành một cơ hội để lại ấn tượng tích cực.

Để nâng cao toàn diện kỹ năng giao tiếp tiếng Anh trong môi trường công sở, từ viết email đến thuyết trình, hãy khám phá các khóa học chuyên biệt cho người đi làm tại Topica Native.