7 Cách xin phép nghỉ bằng tiếng Anh chuyên nghiệp (kèm mẫu câu)

Xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là kỹ năng giao tiếp thể hiện sự tôn trọng quy trình công việc, trách nhiệm cá nhân và sự thấu đáo đối với tập thể. Việc truyền đạt yêu cầu nghỉ một cách rõ ràng, đúng thời điểm và có kế hoạch bàn giao cụ thể không chỉ giúp tăng tỷ lệ chấp thuận mà còn củng cố uy tín của bạn trong môi trường công sở quốc tế. Bài viết này sẽ cung cấp 7 phương pháp giao tiếp hiệu quả, kèm theo các mẫu câu, từ vựng thiết yếu và bí quyết xử lý tình huống để bạn luôn tự tin khi gửi yêu cầu nghỉ phép.

Cách 1: Giao tiếp xin nghỉ ốm đột xuất

Giao tiếp xin nghỉ ốm đột xuất đòi hỏi sự nhanh chóng và rõ ràng để cấp trên và đồng nghiệp kịp thời nắm bắt tình hình. Nội dung thông báo cần đơn giản, đi thẳng vào vấn đề về việc bạn không thể làm việc và thời gian dự kiến quay trở lại, nhưng vẫn phải đảm bảo sự chuyên nghiệp cần thiết.

Mẫu câu thông dụng nhất là gì?

Mẫu câu xin nghỉ ốm thông dụng và trực tiếp nhất là “I am writing to inform you that I will be unable to come to work today, [Date], due to illness.” Câu này cung cấp đầy đủ thông tin cốt lõi (thông báo nghỉ, ngày nghỉ, lý do) một cách ngắn gọn, giúp người quản lý nắm bắt ngay lập tức.

Bạn có thể điều chỉnh mẫu câu cho phù hợp với từng ngữ cảnh cụ thể:

• Khi không chắc về ngày quay lại: “I woke up feeling unwell this morning and will need to take a sick day today. I hope to be back in the office tomorrow.” (Sáng nay tôi thức dậy và cảm thấy không khỏe, vì vậy tôi cần nghỉ ốm hôm nay. Tôi hy vọng sẽ quay lại văn phòng vào ngày mai.)
• Khi đã có chỉ định của bác sĩ: “I have come down with a fever and my doctor has advised me to rest for two days. I will be taking sick leave from [Start Date] to [End Date].” (Tôi bị sốt và bác sĩ khuyên tôi nên nghỉ ngơi hai ngày. Tôi sẽ xin nghỉ ốm từ ngày [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc].)
• Qua tin nhắn nhanh: “Hi [Manager’s Name], I won’t be able to make it to work today as I’m feeling quite unwell. I’ll keep you updated.” (Chào [Tên quản lý], tôi sẽ không thể đến làm việc hôm nay vì cảm thấy không khỏe. Tôi sẽ cập nhật tình hình cho bạn.)

Cần thông báo qua kênh nào?

Kênh thông báo nghỉ ốm đột xuất ưu tiên là kênh nhanh nhất và tuân thủ theo chính sách của công ty, chẳng hạn như gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi email. Việc lựa chọn kênh phù hợp đảm bảo người quản lý nhận được thông tin sớm nhất để kịp thời sắp xếp công việc.

• Gọi điện thoại trực tiếp: Đây là phương thức hiệu quả nhất cho các trường hợp khẩn cấp, đảm bảo thông tin được xác nhận ngay lập tức.
• Email: Là kênh giao tiếp trang trọng, chính thức và tạo ra bằng chứng lưu trữ. Email nên được gửi trước giờ làm việc.
• Tin nhắn (Slack, Teams, Zalo): Phù hợp cho việc thông báo nhanh trong các công ty có văn hóa giao tiếp cởi mở, nhưng vẫn nên có một email chính thức gửi theo sau.

Nội dung email/tin nhắn cần có gì?

Một email hoặc tin nhắn xin nghỉ ốm cần có 4 yếu tố cốt lõi: thông báo nghỉ, lý do ngắn gọn, thời gian nghỉ dự kiến và tình trạng công việc khẩn cấp. Sự súc tích và rõ ràng là chìa khóa để người quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình và phân công nhiệm vụ.

Trong khi việc xử lý các tình huống đột xuất đòi hỏi sự nhanh nhạy, việc yêu cầu nghỉ phép năm theo kế hoạch lại cần một cách tiếp cận chiến lược và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn.

Cách 2: Yêu cầu nghỉ phép năm theo kế hoạch

Yêu cầu nghỉ phép năm theo kế hoạch đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo và giao tiếp rõ ràng để đảm bảo yêu cầu được chấp thuận mà không làm gián đoạn công việc của nhóm. Việc thông báo sớm, sử dụng tiêu đề email chuyên nghiệp và trình bày kế hoạch bàn giao cụ thể là những yếu tố then chốt.

Cần báo trước bao lâu là hợp lý?

Thời gian báo trước hợp lý để xin nghỉ phép năm là ít nhất hai tuần (two weeks’ notice) cho các kỳ nghỉ ngắn. Đối với các kỳ nghỉ dài hơn một tuần hoặc vào mùa cao điểm, bạn nên báo trước từ một đến hai tháng để quản lý có đủ thời gian sắp xếp nhân sự và công việc.

Luôn kiểm tra sổ tay nhân viên (employee handbook) hoặc hỏi phòng Nhân sự để nắm rõ quy định cụ thể của công ty. Việc tuân thủ quy định không chỉ đảm bảo quyền lợi của bạn mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với tổ chức.

Viết tiêu đề email thế nào cho chuẩn?

Tiêu đề email xin nghỉ phép chuẩn cần súc tích và chứa ba thông tin chính: mục đích (Leave Request), tên của bạn, và khoảng thời gian nghỉ. Một tiêu đề rõ ràng giúp email của bạn được nhận diện và xử lý nhanh chóng trong hộp thư đến của người quản lý.

Các mẫu tiêu đề chuyên nghiệp:

• Thông dụng: Leave Request - [Your Name] - [Start Date] to [End Date]
• Trang trọng: Request for Annual Leave: [Your Name]
• Cụ thể: Vacation Request: [Your Name] ([DD/MM] - [DD/MM])

Ví dụ: Leave Request - Nguyen Van A - October 15 to October 22

Cách đề cập việc bàn giao công việc

Bạn nên chủ động đề cập việc bàn giao bằng cách khẳng định rằng các nhiệm vụ quan trọng sẽ được hoàn thành trước khi nghỉ và đã có người hỗ trợ. Điều này cho thấy bạn là người có trách nhiệm, đã suy nghĩ thấu đáo về tác động của kỳ nghỉ đến công việc chung.

Mẫu câu đề cập việc bàn giao:

• “I will ensure all my pending tasks are completed before I leave.” (Tôi sẽ đảm bảo mọi công việc tồn đọng đều được hoàn thành trước khi tôi nghỉ.)
• “I have already briefed [Colleague’s Name] on how to handle my responsibilities while I am away.” (Tôi đã trao đổi với [Tên đồng nghiệp] về cách xử lý các trách nhiệm của tôi khi tôi vắng mặt.)
• “I will prepare a detailed handover document for the team.” (Tôi sẽ chuẩn bị một tài liệu bàn giao chi tiết cho nhóm.)

Mẫu email yêu cầu nghỉ phép năm

Dưới đây là một mẫu email hoàn chỉnh, kết hợp các yếu tố trên để tạo ra một yêu cầu nghỉ phép chuyên nghiệp.

Subject: Leave Request – [Your Name] – [Start Date] to [End Date]

Dear [Manager’s Name],

I am writing to formally request annual leave from [Start Date] to [End Date]. I will be returning to work on [Return Date].

I will ensure that all of my urgent tasks are completed before I go on leave. I have also briefed [Colleague’s Name], who will be covering for me in my absence.

Please let me know if this request is approved at your earliest convenience.

Thank you for your consideration.

Best regards,

Ngoài những kỳ nghỉ đã lên kế hoạch, cuộc sống đôi khi đặt chúng ta vào những tình huống khẩn cấp. Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn cách trình bày lý do cá nhân hoặc gia đình một cách tế nhị và hiệu quả.

Cách 3: Trình bày lý do cá nhân/gia đình khẩn cấp

Khi đối mặt với tình huống cá nhân hoặc gia đình khẩn cấp, việc giao tiếp với quản lý cần sự khéo léo để vừa nhận được sự thông cảm, vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp. Bạn không cần phải chia sẻ quá chi tiết nhưng phải cung cấp đủ thông tin để cấp trên hiểu và hỗ trợ.

Các lý do nào được coi là khẩn cấp?

Các lý do khẩn cấp là những sự kiện đột ngột, không lường trước được và đòi hỏi sự có mặt ngay lập tức của bạn. Trong môi trường công sở, các lý do sau thường được chấp nhận là khẩn cấp: vấn đề sức khỏe nghiêm trọng của thành viên gia đình, tang lễ, sự cố nghiêm trọng tại nhà (hỏa hoạn, ngập lụt), hoặc các vấn đề cá nhân bất khả kháng.

Mẫu câu xin nghỉ vì việc gia đình đột xuất

Khi xin nghỉ vì lý do gia đình, hãy sử dụng các cụm từ chung như “family emergency” (việc gia đình khẩn cấp) hoặc “urgent personal matter” (việc cá nhân khẩn cấp). Cách nói này vừa đủ thông tin, vừa tôn trọng quyền riêng tư của bạn.

• Ngắn gọn: “I am writing to request immediate leave starting today due to a family emergency. I will keep you updated on my situation and when I expect to return.” (Tôi viết thư này để xin nghỉ ngay lập tức từ hôm nay vì một việc gia đình khẩn cấp. Tôi sẽ cập nhật cho bạn về tình hình và thời gian dự kiến quay lại.)
• Cụ thể thời gian: “Due to an urgent family matter, I need to take the rest of the day off. I apologize for the short notice and will be back in the office tomorrow.” (Vì một vấn đề gia đình khẩn cấp, tôi cần nghỉ hết ngày hôm nay. Tôi xin lỗi vì đã thông báo gấp và sẽ trở lại văn phòng vào ngày mai.)

Có cần nói rõ chi tiết lý do không?

Không, bạn không bắt buộc phải nói rõ chi tiết lý do cá nhân hoặc gia đình. Quyền riêng tư của bạn cần được tôn trọng. Việc sử dụng các cụm từ chung là đủ trong hầu hết các trường hợp. Các nhà quản lý chuyên nghiệp sẽ hiểu và không đòi hỏi thêm thông tin, trừ khi chính sách công ty yêu cầu giấy tờ chứng minh cho các kỳ nghỉ dài.

Cách đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng

Ngay cả trong tình huống khẩn cấp, việc thể hiện trách nhiệm với công việc là rất quan trọng. Hãy cho quản lý thấy bạn đã có phương án để giảm thiểu sự gián đoạn.

• Thông báo ngay lập tức: Ngay khi biết mình phải nghỉ, hãy thông báo cho quản lý qua kênh nhanh nhất.
• Chỉ định người liên hệ: “For any urgent matters, please contact [Colleague’s Name].” (Đối với bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào, vui lòng liên hệ [Tên đồng nghiệp].)
• Nêu rõ khả năng kết nối: “I may have limited access to email, but I will do my best to check in when possible.” (Tôi có thể bị hạn chế truy cập email, nhưng tôi sẽ cố gắng hết sức để kiểm tra khi có thể.)

Bên cạnh những kỳ nghỉ dài ngày không lường trước, đôi khi bạn chỉ cần xin về sớm hoặc nghỉ nửa ngày. Cách tiếp cận cho những yêu cầu này cũng cần sự tinh tế riêng.

Cách 4: Xin về sớm hoặc nghỉ nửa ngày

Xin về sớm hoặc nghỉ nửa ngày là những yêu cầu phổ biến nhưng vẫn cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp. Việc giao tiếp lịch sự, chọn đúng kênh và thời điểm là yếu tố quan trọng để được chấp thuận mà không gây ra sự bất tiện cho công việc chung.

Mẫu câu xin về sớm lịch sự là gì?

Mẫu câu xin về sớm lịch sự cần ngắn gọn, trực tiếp, và thường bắt đầu bằng một câu hỏi như “Would it be possible for me to…” Cách diễn đạt này thể hiện sự tôn trọng thay vì một tuyên bố mang tính đòi hỏi, giúp người quản lý dễ dàng chấp thuận hơn.

• Khi có lý do (không cần chi tiết): “Would it be possible for me to leave at 3 PM today? I have a personal appointment that I need to attend.” (Liệu tôi có thể về lúc 3 giờ chiều nay được không? Tôi có một cuộc hẹn cá nhân cần phải tham dự.)
• Khi không muốn nêu lý do: “I need to leave a few hours early today to handle a personal matter. I’ve already completed my key tasks for the day.” (Tôi cần phải về sớm vài tiếng hôm nay để giải quyết một việc cá nhân. Tôi đã hoàn thành các công việc chính trong ngày.)

Nên trao đổi trực tiếp hay qua email?

Việc trao đổi trực tiếp thường được ưu tiên khi xin về sớm vì nó thể hiện sự tôn trọng và cho phép bạn nhận được phản hồi ngay lập tức. Tuy nhiên, email hoặc tin nhắn qua nền tảng công việc (Slack, Teams) sẽ phù hợp hơn khi quản lý của bạn đang làm việc từ xa hoặc bạn muốn có một ghi nhận chính thức.

Cách xin nghỉ nửa ngày (half-day off)

Để xin nghỉ nửa ngày (sáng hoặc chiều), bạn nên gửi một email chính thức và ghi rõ buổi nghỉ trong cả tiêu đề và nội dung. Việc này đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng và được lưu lại trong hồ sơ.

Subject: Request for Half-Day Leave – [Your Name] – [Date]

Dear [Manager’s Name],

I would like to request a half-day leave for the afternoon of [Date], as I have a prior commitment. I will finish all my urgent tasks in the morning before I leave.

Thank you for your understanding.

Best regards,

Lưu ý khi xin nghỉ đột xuất ngắn

Để duy trì hình ảnh chuyên nghiệp khi xin nghỉ đột xuất ngắn, bạn cần:

1. Hoàn thành công việc ưu tiên: Đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày đã được xử lý trước khi rời đi.
2. Thông báo cho người liên quan: Báo cho đồng nghiệp bị ảnh hưởng trực tiếp bởi sự vắng mặt của bạn.
3. Không lạm dụng: Chỉ xin nghỉ khi thực sự cần thiết để không làm ảnh hưởng đến sự tin cậy của bạn.
4. Chọn thời điểm thích hợp: Tránh xin nghỉ vào lúc nhóm đang có deadline gấp hoặc khối lượng công việc lớn.

Để mọi yêu cầu nghỉ phép, dù ngắn hay dài, đều được trình bày một cách chuẩn mực, việc nắm vững cấu trúc của một email xin nghỉ là vô cùng cần thiết.

Cách 5: Cấu trúc email xin nghỉ phép chuẩn

Một email xin nghỉ phép chuẩn mực không chỉ giúp truyền đạt thông điệp rõ ràng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng quy trình của công ty. Cấu trúc này bao gồm dòng tiêu đề cụ thể, ba phần chính trong thân email, và lời kết chuyên nghiệp.

Dòng tiêu đề (Subject Line) cần ghi gì?

Dòng tiêu đề cần ghi rõ mục đích, tên của bạn và ngày nghỉ theo công thức: [Mục đích] – [Tên của bạn] – [Ngày nghỉ]. Tiêu đề hiệu quả giúp email của bạn được chú ý và xử lý nhanh chóng, thay vì bị lạc trong một hòm thư bận rộn.

• Ví dụ: Leave Request - Nguyen Van A - 25/12/2025 hoặc Vacation Request: Tran Thi B (Oct 10 - Oct 15).

3 Phần chính trong thân email là gì?

Thân email nên được cấu trúc thành ba phần rõ ràng: mở đầu và nêu mục đích, chi tiết ngày nghỉ và lý do, cuối cùng là kế hoạch bàn giao và lời cảm ơn.

Phần 1: Mở đầu lịch sự và nêu mục đích

Bắt đầu email bằng một lời chào trang trọng (ví dụ: “Dear [Manager’s Name],”) và đi thẳng vào mục đích. Nêu rõ rằng bạn đang viết thư để xin nghỉ phép.

• Mẫu câu: “I am writing to formally request time off from work.” (Tôi viết thư này để chính thức xin nghỉ phép.)

Phần 2: Chi tiết ngày nghỉ và lý do

Cung cấp thông tin cụ thể về khoảng thời gian bạn muốn nghỉ, bao gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc và ngày bạn sẽ quay trở lại. Nêu lý do một cách ngắn gọn (ví dụ: “annual leave”, “sick leave”, “personal reasons”).

• Mẫu câu: “I would like to request leave from [Start Date] to [End Date]. I plan to return to the office on [Return Date].” (Tôi muốn xin nghỉ phép từ [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc]. Tôi dự định sẽ quay lại văn phòng vào [Ngày quay lại].)

Phần 3: Kế hoạch bàn giao và lời cảm ơn

Đây là phần quan trọng thể hiện trách nhiệm của bạn. Trình bày ngắn gọn cách bạn sẽ đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Kết thúc bằng một lời cảm ơn.

• Mẫu câu: “I will ensure all my responsibilities are covered before my departure. [Colleague’s Name] will be my point of contact for any urgent issues.” (Tôi sẽ đảm bảo mọi trách nhiệm của mình được xử lý xong xuôi trước khi nghỉ. [Tên đồng nghiệp] sẽ là người liên hệ cho bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào.)

Cách kết thúc email chuyên nghiệp

Hãy sử dụng một lời kết lịch sự và chuyên nghiệp như “Best regards,” hoặc “Sincerely,” trước khi ký tên đầy đủ. Những cụm từ này duy trì sự trang trọng và phù hợp với mọi môi trường công sở.

Lưu ý về độ dài và sự rõ ràng

Email xin nghỉ phép nên được giữ ngắn gọn, súc tích và chỉ dài khoảng 3-4 câu. Tránh viết dài dòng, lan man. Thông tin cần được trình bày một cách trực tiếp, rõ ràng để người quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh chóng mà không cần đọc nhiều lần.

Sau khi đã gửi email cho quản lý, bước tiếp theo là thông báo cho những người liên quan khác để đảm bảo mọi việc đều thông suốt.

Cách 6: Thông báo nghỉ cho đồng nghiệp và đối tác

Thông báo về kỳ nghỉ cho đồng nghiệp và đối tác là một bước quan trọng để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ khi bạn vắng mặt. Việc này thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp quản lý kỳ vọng của mọi người và ngăn ngừa các gián đoạn không cần thiết.

Tại sao phải thông báo cho đồng nghiệp?

Thông báo cho đồng nghiệp giúp họ chủ động trong công việc, biết ai sẽ là người hỗ trợ các nhiệm vụ của bạn và cách xử lý các vấn đề khẩn cấp. Điều này giúp duy trì tiến độ của dự án, tránh tình trạng công việc bị tắc nghẽn và giảm bớt gánh nặng cho người quản lý.

Cách thiết lập email trả lời tự động (Out-of-Office)

Email trả lời tự động (Out-of-Office hay OOO) là công cụ hiệu quả nhất để thông báo rằng bạn hiện không làm việc. Nội dung email OOO cần bao gồm: khoảng thời gian bạn nghỉ, ngày quay trở lại, và thông tin liên hệ của đồng nghiệp hỗ trợ trong trường hợp khẩn cấp.

Mẫu thông báo OOO ngắn gọn, hiệu quả

Subject: Out of Office

Hello,

Thank you for your email.

I am currently out of the office and will be back on [Return Date]. I will have limited access to my email during this time.

For urgent matters, please contact my colleague, [Colleague’s Name], at [Colleague’s Email].

I will respond to your message as soon as possible upon my return.

Best regards,

Cần bàn giao những thông tin gì?

Một bản bàn giao công việc chi tiết cần bao gồm: danh sách các công việc đang thực hiện, thông tin liên hệ quan trọng, và vị trí lưu trữ các tài liệu cần thiết. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng tài liệu này giúp người thay thế bạn có thể tiếp quản công việc một cách thuận lợi.

Bản bàn giao nên có:

• Danh sách công việc: Ghi rõ tình trạng, các bước tiếp theo và deadline.
• Thông tin liên hệ: Danh sách khách hàng, đối tác liên quan.
• Tài liệu cần thiết: Hướng dẫn vị trí lưu trữ các tệp tin quan trọng.
• Các vấn đề tiềm ẩn: Lưu ý về những khó khăn có thể phát sinh.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, giao tiếp trực tiếp với quản lý vẫn là cách tiếp cận hiệu quả nhất.

Cách 7: Giao tiếp trực tiếp với quản lý

Giao tiếp trực tiếp với quản lý khi xin nghỉ phép có thể tạo ra sự kết nối tốt hơn và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn ngay lập tức. Việc chọn đúng thời điểm, cách bắt đầu câu chuyện và thái độ chuyên nghiệp là những yếu tố quyết định sự thành công của cuộc trao đổi.

Nên chọn thời điểm nào để nói chuyện?

Thời điểm tốt nhất để nói chuyện là khi quản lý của bạn không quá bận rộn và có tâm trạng thoải mái, ví dụ như đầu ngày làm việc hoặc trong các buổi họp 1-1. Tránh bắt chuyện khi họ đang chuẩn bị cho cuộc họp quan trọng, cuối ngày làm việc, hoặc giữa một cuộc khủng hoảng công việc.

Bắt đầu cuộc hội thoại ra sao?

Hãy bắt đầu bằng một câu hỏi lịch sự để xác nhận rằng quản lý có thời gian cho bạn, ví dụ: “Hi [Manager’s Name], do you have a few minutes to talk?” Cách tiếp cận này thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ và tạo ra một không khí trao đổi cởi mở.

Mẫu câu để trao đổi trực tiếp

Khi đã có sự chú ý của quản lý, hãy trình bày yêu cầu của bạn một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.

“I would like to request some time off for my annual leave. I’m planning to take a vacation from [Start Date] to [End Date]. I’ve checked the team’s schedule and it seems to be a relatively quiet period. I’ll make sure to complete all my critical tasks and prepare a detailed handover plan before I leave.”

(Tôi muốn xin nghỉ phép năm. Tôi đang lên kế hoạch đi nghỉ từ [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc]. Tôi đã kiểm tra lịch trình của nhóm và thấy đây là khoảng thời gian tương đối yên tĩnh. Tôi sẽ đảm bảo hoàn thành tất cả các nhiệm vụ quan trọng và chuẩn bị kế hoạch bàn giao chi tiết trước khi nghỉ.)

Những điều cần tránh khi nói trực tiếp

Để cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ, hãy tránh những sai lầm sau:

• Không đòi hỏi: Thay vì nói “I need these days off”, hãy dùng “I would like to request…”.
• Không trình bày lan man: Đi thẳng vào vấn đề chính.
• Không đưa ra tối hậu thư: Tránh tạo cảm giác bạn sẽ nghỉ dù có được duyệt hay không.
• Không chọn sai thời điểm: Thể hiện sự tinh tế bằng cách quan sát và chọn lúc thích hợp.

Để tự tin hơn trong giao tiếp, việc trang bị một số từ vựng thiết yếu là rất cần thiết.

Từ vựng tiếng Anh thiết yếu khi xin nghỉ

Nắm vững các thuật ngữ và cụm từ liên quan đến việc xin nghỉ sẽ giúp bạn giao tiếp một cách chính xác và chuyên nghiệp. Hiểu rõ sự khác biệt giữa các loại nghỉ phép cũng giúp bạn sử dụng đúng từ ngữ trong từng tình huống cụ thể.

10+ Cụm từ quan trọng về Leave & Absence

1. To request time off: Yêu cầu/xin nghỉ.
2. To take a day off: Xin nghỉ một ngày.
3. To call in sick: Gọi điện báo ốm.
4. On leave: Đang trong kỳ nghỉ phép.
5. Leave request/Time-off request: Đơn xin nghỉ phép.
6. Handover of work: Bàn giao công việc.
7. Point of contact: Người liên hệ để xử lý công việc.
8. Out of office (OOO): Không có mặt tại văn phòng.
9. Unpaid leave: Nghỉ không lương.
10. Maternity/Paternity leave: Nghỉ thai sản.
11. Bereavement leave: Nghỉ tang.

Phân biệt PTO, Annual Leave, và Sick Leave

Việc phân biệt các loại nghỉ phép này rất quan trọng vì chúng liên quan đến chính sách và quyền lợi của nhân viên.

Phân biệt ‘Time off’, ‘Day off’, ‘Leave’

Mặc dù có vẻ giống nhau, ba thuật ngữ này có sắc thái sử dụng khác nhau.

• Time off: Là thuật ngữ chung nhất, chỉ bất kỳ khoảng thời gian nào bạn không làm việc (vài giờ, một ngày, nhiều ngày).
• Day off: Cụ thể hơn, chỉ việc nghỉ làm trọn một ngày.
• Leave: Thường mang tính trang trọng và chính thức hơn, chỉ một kỳ nghỉ dài đã được phê duyệt (ví dụ: annual leave).

Thành ngữ ‘Under the weather’ khi xin nghỉ ốm

“Under the weather” là một thành ngữ phổ biến, có nghĩa là cảm thấy không khỏe hoặc chớm bệnh. Đây là một cách nói lịch sự và không quá cụ thể để diễn tả tình trạng sức khỏe của bạn khi xin nghỉ ốm, thay cho từ “sick”.

• Ví dụ: “I’m feeling a bit under the weather today, so I won’t be able to come in.”

Nắm vững từ vựng là bước đầu, nhưng làm thế nào để yêu cầu của bạn chắc chắn được chấp thuận?

Bí quyết tăng tỷ lệ chấp thuận khi xin nghỉ

Để yêu cầu nghỉ phép của bạn được chấp thuận dễ dàng, bạn cần chứng tỏ mình là một nhân viên có trách nhiệm và đã cân nhắc kỹ lưỡng đến lợi ích của công ty. Sự chuẩn bị chu đáo và chiến lược giao tiếp thông minh là chìa khóa để đạt được sự đồng thuận từ cấp trên.

3 Yếu tố then chốt sếp luôn cân nhắc

Khi nhận được yêu cầu nghỉ phép, quản lý thường sẽ cân nhắc ba yếu tố chính:

1. Thời điểm: Yêu cầu của bạn có trùng vào giai đoạn cao điểm hay có sự kiện quan trọng của công ty không?
2. Tác động đến đội nhóm: Sự vắng mặt của bạn có tạo ra gánh nặng quá lớn cho các thành viên khác không?
3. Hiệu suất và thái độ làm việc: Một nhân viên luôn hoàn thành tốt công việc và có trách nhiệm cao sẽ dễ được tin tưởng hơn.

Cách chuẩn bị phương án bàn giao công việc

Một phương án bàn giao công việc (handover plan) chi tiết cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn. Kế hoạch này nên bao gồm:

• Checklist công việc: Liệt kê các nhiệm vụ, mức độ ưu tiên và trạng thái hiện tại.
• Người phụ trách: Chỉ định rõ ràng đồng nghiệp sẽ chịu trách nhiệm cho từng đầu việc.
• Tài liệu hướng dẫn: Cung cấp các tài liệu hoặc ghi chú cần thiết.
• Cập nhật tiến độ: Trao đổi trực tiếp với người sẽ hỗ trợ bạn trước khi nghỉ.

Đàm phán thế nào nếu yêu cầu bị từ chối?

Nếu yêu cầu bị từ chối, hãy giữ thái độ bình tĩnh và chuyên nghiệp.

1. Lắng nghe và thấu hiểu: Hỏi quản lý về lý do từ chối để hiểu rõ bối cảnh.
2. Đề xuất giải pháp thay thế:
   • Thay đổi thời gian: “I understand. Would it be possible to take my leave during [Alternative Dates] instead?” (Tôi hiểu. Liệu tôi có thể xin nghỉ vào [Khoảng thời gian khác] được không?)
   • Nghỉ ngắn hơn: Cân nhắc rút ngắn kỳ nghỉ nếu có thể.
3. Thể hiện sự linh hoạt: Cho thấy bạn sẵn sàng hợp tác để tìm ra giải pháp phù hợp cho cả hai bên.

Bên cạnh việc áp dụng các bí quyết trên, việc tránh những lỗi sai phổ biến cũng vô cùng quan trọng.

4 Lỗi thường gặp khi viết email xin nghỉ

Viết email xin nghỉ phép tưởng chừng đơn giản nhưng một vài sai sót nhỏ có thể tạo ấn tượng không tốt. Tránh được những lỗi phổ biến dưới đây sẽ giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

Lỗi 1: Tiêu đề email chung chung, không rõ ràng

Tiêu đề mơ hồ như “Xin nghỉ” hay “Request” có thể bị bỏ qua trong một hòm thư bận rộn. Một tiêu đề không rõ ràng làm chậm quá trình xử lý và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.

• Nên viết: Leave Request - Nguyen Van A - Dec 10-15

Lỗi 2: Trình bày lý do quá dài dòng, thiếu chuyên nghiệp

Bạn không cần phải kể chi tiết về triệu chứng bệnh tật hay kế hoạch du lịch. Việc trình bày quá nhiều thông tin cá nhân là không cần thiết và thiếu chuyên nghiệp. Hãy giữ lý do ngắn gọn và tập trung vào thông tin chính.

• Nên viết: “I am writing to inform you that I will be taking a sick day today due to feeling unwell.”

Lỗi 3: Quên đề cập kế hoạch bàn giao công việc

Đây là một trong những lỗi nghiêm trọng nhất, cho thấy sự thiếu trách nhiệm và có thể là lý do khiến yêu cầu bị từ chối. Việc này đẩy gánh nặng sắp xếp công việc cho quản lý và đồng nghiệp.

• Cách khắc phục: Luôn thêm một câu về kế hoạch của bạn, ví dụ: “I will complete all my urgent tasks before my leave, and [Colleague’s Name] will cover for me.”

Lỗi 4: Gửi email sai thời điểm hoặc sai người nhận

Gửi email quá muộn không cho cấp trên đủ thời gian xử lý và sắp xếp. Tương tự, gửi sai người nhận có thể gây ra gián đoạn công việc và truyền đạt thông tin sai lệch.

• Cách khắc phục: Gửi yêu cầu nghỉ phép năm ít nhất 2 tuần trước. Đối với nghỉ ốm, hãy gửi email sớm nhất có thể vào buổi sáng. Luôn gửi trực tiếp cho quản lý của bạn.

Để củng cố kiến thức, hãy cùng thực hành qua một số tình huống thực tế.

Luyện tập tình huống xin nghỉ bằng tiếng Anh

Cách tốt nhất để thành thạo kỹ năng xin nghỉ phép bằng tiếng Anh là thông qua luyện tập. Dưới đây là các mẫu hội thoại, bài tập và checklist giúp bạn tự tin hơn khi áp dụng vào thực tế.

Mẫu hội thoại xin nghỉ thực tế

Tình huống: Bạn (Employee) cần xin nghỉ 2 ngày để giải quyết việc gia đình và trao đổi trực tiếp với quản lý (Manager).

Employee: “Hi [Manager’s Name], do you have a moment?”
Manager: “Sure, come on in. What’s on your mind?”
Employee: “I’d like to request two days off next Thursday and Friday, for an urgent family matter. I’ll ensure the weekly report is finished before then, and Linh will monitor my emails for anything urgent.”
Manager: “That sounds well-prepared. Alright, please send me a formal email request for our records. The request is approved.”
Employee: “Thank you so much. I’ll send the email right away.”

Bài tập viết email theo tình huống

Tình huống: Bạn muốn xin nghỉ phép 5 ngày (từ thứ Hai, 15/10 đến thứ Sáu, 19/10) để đi du lịch. Hãy viết một email hoàn chỉnh gửi cho quản lý của bạn, ông John Smith. Đồng nghiệp của bạn, Anna, sẽ hỗ trợ bạn.

Giải pháp mẫu:

Subject: Annual Leave Request – [Your Name] – Oct 15-19

Dear Mr. Smith,

I am writing to request annual leave from Monday, October 15th to Friday, October 19th. I will return to work on Monday, October 22nd.

Before my departure, I will ensure all my pending tasks are completed. Anna has kindly agreed to be the point of contact during my absence.

Please let me know if this request can be approved.

Thank you for your consideration.

Best regards,

Checklist cần kiểm tra trước khi gửi email

• [ ] Tiêu đề rõ ràng: Có đủ thông tin (Mục đích, Tên, Ngày)?
• [ ] Thông tin chính xác: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ngày quay lại có đúng không?
• [ ] Ngắn gọn, súc tích: Email có đi thẳng vào vấn đề không?
• [ ] Kế hoạch bàn giao: Đã đề cập đến người hỗ trợ chưa?
• [ ] Ngữ pháp và chính tả: Đã kiểm tra lỗi chưa?
• [ ] Người nhận: Đã gửi đúng người (To) và CC đúng người (nếu cần) chưa?

FAQ – Câu hỏi thường gặp khi xin nghỉ phép

Có nên xin nghỉ phép trong thời gian thử việc không?

Nên hạn chế tối đa, trừ trường hợp bất khả kháng như ốm nặng hoặc việc gia đình khẩn cấp. Thời gian thử việc là giai đoạn quan trọng để chứng tỏ sự cam kết. Việc xin nghỉ không cần thiết có thể tạo ấn tượng không tốt. Nếu phải nghỉ, hãy trao đổi thẳng thắn với quản lý.

Xin nghỉ đột xuất có ảnh hưởng đánh giá công việc không?

Có thể có, nếu việc này diễn ra thường xuyên và không có lý do chính đáng. Một vài lần nghỉ đột xuất vì lý do sức khỏe thường sẽ được thông cảm. Tuy nhiên, nếu lạm dụng, nó có thể cho thấy sự thiếu tin cậy và ảnh hưởng tiêu cực đến đánh giá hiệu suất công việc của bạn.

Khi nào cần CC đồng nghiệp vào email xin nghỉ?

Bạn nên CC đồng nghiệp khi sự vắng mặt của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của họ hoặc khi họ là người được chỉ định thay thế bạn. Việc này giúp họ nắm được thông tin chính thức và chủ động trong công việc. Luôn ưu tiên gửi trực tiếp cho quản lý (mục “To”).

Sự khác biệt giữa nghỉ không lương (unpaid leave) và nghỉ phép năm (annual leave) là gì?

Sự khác biệt chính nằm ở việc trả lương. Nghỉ phép năm (Annual Leave) là số ngày nghỉ được trả lương theo chính sách của công ty. Ngược lại, nghỉ không lương (Unpaid Leave) là khoảng thời gian nghỉ việc mà bạn không nhận được lương, thường được áp dụng khi bạn đã hết ngày phép năm nhưng vẫn có lý do chính đáng cần nghỉ.

Làm thế nào để xin nghỉ vì lý do sức khỏe tinh thần (mental health)?

Bạn có thể xin nghỉ vì lý do sức khỏe tinh thần tương tự như nghỉ ốm vì lý do thể chất. Bạn không cần đi vào chi tiết, chỉ cần thông báo rằng bạn cần nghỉ vì lý do sức khỏe (for health reasons) hoặc cảm thấy không khỏe (feeling unwell).

• Mẫu câu: “I am writing to let you know I will be taking a sick day today to focus on my health.”

Công ty có quyền từ chối yêu cầu nghỉ phép của tôi không?

Có, công ty có quyền từ chối yêu cầu nghỉ phép của bạn dựa trên các lý do chính đáng về kinh doanh. Các lý do này có thể bao gồm khối lượng công việc quá tải, không đủ nhân sự, hoặc yêu cầu của bạn trùng với một giai đoạn quan trọng. Tuy nhiên, việc từ chối phải tuân thủ luật lao động và chính sách nội bộ.

Chìa khóa xin nghỉ phép thành công: Sự chuyên nghiệp

Chìa khóa để mọi yêu cầu nghỉ phép được giải quyết suôn sẻ nằm ở sự chuyên nghiệp, được thể hiện qua việc giao tiếp rõ ràng, có trách nhiệm và tôn trọng quy trình. Bằng cách lên kế hoạch trước và chuẩn bị kỹ lưỡng phương án bàn giao, bạn không chỉ nhận được sự chấp thuận mà còn củng cố uy tín trong mắt quản lý và đồng nghiệp.

Để tiếp tục hoàn thiện kỹ năng giao tiếp tiếng Anh trong môi trường công sở, từ việc viết email đến thuyết trình, hãy khám phá các khóa học thực hành cùng giáo viên bản xứ tại Topica Native và nâng tầm sự nghiệp của bạn ngay hôm nay.